Hvad er et erhvervelsesnummer?

Et erhvervelsesnummer er en unik identifikationskode, der giver information om, hvornår et objekt blev føjet til en samling, såsom et museum, et bibliotek eller en lignende ressource. Organisationer har typisk deres egen kode til erhvervelsesnumre, og når et objekt skifter hænder, tildeles det et nyt nummer. Dette er en del af samlingens styring, kunsten og videnskaben om at opretholde nøjagtige, detaljerede og nyttige poster om objekter på lager til fordel for forskere, ejere og andre interesserede parter.

Antallet af cifre i et erhvervelsesnummer kan variere, og antallet kan opdeles i flere segmenter, som hver tilbyder kodet information ud over det tidspunkt, hvor elementet indgik i en samling. For eksempel kan et bibliotek muligvis bruge koder, der starter med et år, inkludere en tocifret kode, der specificerer typen af ​​element, og derefter tilføje tre eller flere cifre for at angive det individuelle erhvervelsesnummer. Et tal som 200912304 kan for eksempel indikere, at varen blev erhvervet i 2009, er en akademisk tidsskrift og var den 304. tidsskrift, der blev tilføjet til samlingen i det år.

Nogle samlinger bruger i stedet udtrykket "tiltrædelsesnummer". I begge tilfælde er denne identifikationskode et af de første elementer, der er forbundet med objekter, når de kommer i organisationens besiddelse. En tekniker, der behandler varen ved ankomsten, genererer et erhvervelsesnummer, føjer det til varens post og mærker det, hvis det er muligt. Dette kan omfatte placering af et klistermærke eller sender på emnet eller oprettelse af et kuratorisk kort, der følger med det, hvis varen ikke kan håndteres direkte.

Det er muligt at slå poster op efter anskaffelsesnummer såvel som andre parametre, hvis dette er af interesse. Disse numre kan give værdifulde oplysninger til observatører, der kender koden der er knyttet til dem. De giver også organisationer mulighed for hurtigt at sortere databaser for at organisere inventar på en meningsfuld måde. En biostatistiker kan for eksempel sortere felter for at fremhæve alle proteiner, der er føjet til en database i et givet år.

Erhvervelseskodesystemer er designet til at være fleksible, så der er plads til udvidelse af samlinger og begivenheder, som at komme ind i et nyt århundrede, hvor en tocifret årskode kan forårsage forvirring. I et museum, der har været åbent siden 1700-tallet, kan en årskode som "18" for eksempel indikere et vilkårligt antal år, som 1918 eller 2018. I tilfælde af at systemet skal opdateres for at imødekomme ændringer i arten af ​​en organisationens arbejde, kan dette resultere i en lang kodningsproces for nøjagtigt at indtaste ældre genstande i samlingen under det nye klassificeringssystem.