Hvad er en administrativ fortegnelse?
En administrativ registrering er enhver form for dokument, der er relateret til måderne, hvorpå en organisation administreres eller køres. Professionelle fører administrative poster, så de måske har en historie med operationer, møder, klienter og økonomi. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt med en administrativ fortegnelse til juridiske formål. Disse dokumenter opbevares ofte elektronisk. Når der kræves officielle administrative poster, kan fagfolk dog udskrive dokumenter på papir, der er vandmærket eller forseglet for at vise, at de er autoriserede poster.
En forretningsfører kan muligvis bruge en administrativ registrering til at træffe økonomiske beslutninger. For eksempel, hvis han eller hun planlægger, hvor meget der skal budgetteres til et bestemt projekt, kan han eller hun få adgang til poster for at lære, hvor meget der blev brugt i fortiden. Finansielle administrative optegnelser kan også bruges i revisionsprocesser, der udføres internt til finansiel planlægningsformål eller eksternt af tilsynsorganer.
Det er også almindeligt, at der føres en administrativ fortegnelse med henblik på administration af faciliteter. I scenarier, hvor en leder skal føre tilsyn med faciliteter for at sikre, at de er i overensstemmelse med sikkerheds- og sundhedsbestemmelser, kan poster være nyttige til at bevise, at han eller hun har taget de nødvendige forholdsregler. Hvis der opstår en ulykke på en facilitet, kan en leder udarbejde nødvendige administrative optegnelser for at vise, at han eller hun ikke er ansvarlig for skader eller tilfælde af legemsbeskadigelse.
En administrativ rekord kan være utroligt vigtig, når det kommer til at følge en kontrakt. Hvis en person beskyldes for at opføre sig på en måde, der er i strid med betingelserne i en kontrakt, kan der opstå retssager. I dette tilfælde kan administrative poster bruges til at bevise en persons uskyld eller skyld.
Administrative poster bruges ofte i tilfælde, hvor en virksomhed eller agentur beskyldes for at operere på en måde, der er skadelig for miljøet eller folkesundheden eller sikkerheden. I disse tilfælde kan en dommer kræve, at en organisation afleverer sin administrative post. En registrering i dette scenarie kan være et papirspor, der hjælper juridiske embedsmænd med at forstå de skridt, en organisation har taget. Dommerne kan bruge disse dokumenter til at afgøre, om en organisation opførte sig ondsindet eller fejlagtigt.
En administrativ journal kan føres af enhver professionel i en organisation, der har adgang til oplysninger om ledelsesmæssige beslutninger. I nogle tilfælde kan ledere og ledere ansætte assistenter, der fører journal over møder og udførte handlinger. Arbejde, der spores digitalt, såsom økonomiske transaktioner og indtastning af data, kan også bruges i en administrativ post.