Hvad er en administrativ værdi?
Administrativ værdi er vurderingen af vigtigheden af en forretningsrekord for den daglige drift. Registreringer, der anses for at have administrativ værdi, opbevares eller bruges regelmæssigt til at udføre forretninger. Denne kategorisering af forretningsregistreringer driver et selskabs dokumentopbevaringspolitik og kan have juridiske konsekvenser under forskellige omstændigheder, f.eks. Som svar på en opdagelsesanmodning under retssager eller i henhold til en skatterevision.
Forretningsregistre er livsnerven i driften. Papirsporet af transaktioner er den måde, en virksomhed opfylder sine regeringsforpligtelser til at bevise, at loven overholdes. Virksomheder er forpligtet til at dokumentere salg for at underbygge betaling af indkomstskatter såvel som poster over status for medarbejdere for at bevise, at de er berettigede til at arbejde og for at dokumentere arbejdstid. Politikker og procedurer er typisk forpligtet til papir, som skaber en historisk oversigt over ændringen i politikker over tid.
Disse krav sammen med interne behov og industristandarder betyder, at hver post, en virksomhed producerer, skal vurderes for dens administrative værdi. En virksomhed bestemmer, om posten er noget, der skal eller bør opbevares i en bestemt periode, eller om den kan ødelægges uden konsekvenser. Større virksomheder vil typisk etablere en politik for opbevaring af dokumenter, der hjælper medarbejderne med at bestemme værdien af dokumenter, så de slags forretningsregistre, der opbevares, er ensartede i hele virksomheden.
Mindre virksomheder designer sjældent en formel politik for opbevaring af dokumenter, men bestemmelsen af den administrative værdi er ikke mindre vigtig i et lille firmaomgivende miljø. Utilstrækkelig journalføring kan bringe ethvert selskab ud af drift. For eksempel giver et firma, der indgår kontrakter om tjenester, typisk kunden ret til at revidere sine poster over kontoaktivitet. Hvis der ikke opbevares korrekte administrative poster, kan klienten sagsøge et tilbagelevering af de foretagne betalinger. I et detailsalgsmiljø kan det vellykkede forsvar af en slip and fall-retssag afhænge af de skriftlige politikker og procedurer, som medarbejderne fik som en del af deres første jobuddannelse.
Administrativ værdi spiller også en rolle i en offentlig kontekst med henblik på tilsyn og historiske formål. Offentligheden har typisk interesse i den daglige drift af regeringsembedsmænd og kontorer, og nogle lande har love, der giver borgerne adgang til regeringsopgaver, som f.eks. Loven om frihedsinformation i USA. En vurdering af den administrative værdi afgør ofte, hvilke poster der skal føres, og hvad der kan makuleres, mens loven overholdes. Uden denne vægt på værdien af visse forretningsdokumenter ville meget af transaktionshistorikken for virksomheder, agenturer og organisationer gå tabt.