Hvad er en advarsel om forsendelse?
En forhåndsforsendelsesnotat (ASN) er en meddelelse om den forestående levering af en pakke. Det er også kendt som en forhåndsforsendelsesmeddelelse, leveringsmeddelelse eller forhåndsskibsnotat. Dokumentet sendes typisk automatisk, elektronisk, når der genereres en pakkeseddel. En typisk forsendelsesnotat vil indeholde en detaljeret liste over de varer, der sendes, ud over den forventede leveringstid og metoder.
Det er almindeligt, at en forhåndsforsendelsesmeddelelse informerer kunden om, hvordan en pakke er pakket, ud over hvad den indeholder. Dette vil normalt være et svar eller en bekræftelse af instruktioner, som kunden har givet leverandøren, mens han foretager ordren. Mange leverandører har specifikke retningslinjer for pakning og klargøring af ASN'er i henhold til både virksomhedsretningslinjer og specifikationerne for visse kunder.
De fleste forhåndsforsendelsesnotater sendes via elektronisk dataudveksling (EDI), som er et meddelelsessystem, der ligner e-mail. Denne type system er typisk opsat mellem en kunde og en leverandør for at fremskynde overførslen af forskellige slags oplysninger. For at systemet skal fungere, skal leverandøren og kunden være enige om, hvilken type system der skal bruges, og hvordan man bruger det. To af de mest populære EDI-systemer er UN / EDIFACT og ANSI X.12. Selvom der er mange ligheder mellem EDI-systemer, er det almindeligt, at hver virksomhed, der bruger dem, også har specifikke retningslinjer for, hvordan man bruger dem til at sende information som ASN'er.
En forhåndsforsendelsesnotat genereres typisk, når en pakkeseddel er oprettet af sælgers system. Dette er normalt også en måde at fortælle kunden om, at pakken er i transit. En del af pakksedlen kan sammenstilles, når ordren sammensættes, f.eks. I et lager. Valglisten, der oprettes ud fra information i kundens ordre, lader medarbejderne, der forbereder pakken, vide, hvilke poster der skal inkluderes. Oplysninger fra denne liste kan ofte overføres direkte til ASN.
En af de mest almindeligt anvendte versioner af den elektroniske pakkeliste er EDI 856. Dette dokument viser alt, hvad der vises på den trykte liste, som kunden vil modtage med pakken. De fleste ASN'er vil også have klientoplysninger, såsom adresse, telefon- og kundenummer og ordreinformation, herunder priser, mængde og leverandørnummer.