Hvad er en rådgivningsseddel?
En rådgivningsnotat er en type forretningsdokument, der bekræfter, at en ordre, der er foretaget af en kunde, faktisk er blevet modtaget og ryddet til forsendelse og nu er på vej. Nogle gange omtalt som et råd om forsendelse, er formålet med dokumentet at holde klienten opmærksom på den aktuelle status for ordren, og også at sikre, at kunden på forhånd ved, hvornår han forventer, at ordren kommer. Når de først var blevet leveret til klienter i form af et forretningsbrev, der er sendt med posten, bruger mange virksomheder i dag elektronisk post eller lignende onlinemeddelelsesprocesser for at give kunderne besked om, at en ordre er blevet behandlet og sendt, og for at give kunden besked om, hvornår ordren er ankommer til destinationen.
Rådgivningsnotatet ligner noget af det, der er kendt som et råd om accept. Dette dokument bruges ofte i finansielle kredse til at bekræfte udvidelsen af en kreditlinje til en kunde, enten af en sælger eller af en finansiel institution, såsom en bank. Selvom det er lidt forskelligt med det formål, tjener både rådgivningsnotatet og rådgivningen om accept formålet med at meddele en klient, at den anmodning, han eller hun har indsendt, er blevet godkendt og snart vil være tilgængelig til brug af denne klient.
Mængden af detaljer, der er inkluderet på en rådgivningskode, vil variere, undertiden baseret på lokale skikke og på andre tidspunkter efter handelslovgivning, der gælder i den jurisdiktion, hvor sælgeren eller udbyderen er baseret. De fleste versioner af noten vil indeholde henvisninger til ordrenumre; eventuelle indkøbsordrenumre leveret af klienten; en beskrivelse, der inkluderer typen og mængden af varer, der er inkluderet i ordren; og endda de samlede omkostninger, inklusive eventuelle forsendelsesomkostninger, der vurderes af sælgeren. Forsendelsesmåden, inklusive afsenderen, er ofte også en del af den inkluderede detalje. Hvis forsendelsen er en delvis opfyldelse af en kundeordre, kan detaljen også identificere, hvilke varer der vil blive sendt på et senere tidspunkt. Når detaljerne på rådgivningsnotatet er ret omfattende, kan klienten bruge detaljen til at matche den originale indkøbsordre og have en god idé om, hvornår de varer, der er involveret i denne ordre, kan forvente.
Det er vigtigt at bemærke, at en rådgivningsnotat ikke erstatter den faktiske afleveringsbrev, der følger med forsendelsen, og det er heller ikke et dokument, der fungerer som pakkelisten for ordren. Denne type forretningsdokument er strengt informativ og tjener som et middel til at advare kunden om, hvornår ordren blev sendt, den anvendte forsendelsesmetode, de varer, der er inkluderet i forsendelsen, og den forventede leveringsdato. Kunder skal vente, indtil ordren er modtaget, kontrolleret for nøjagtighed og vurderet for eventuelle skader under transit, før de overfører betaling, hvis det overhovedet er muligt.