Hvad er en godkendelsesarbejdsgang?
En godkendelsesarbejdsgang er en forretningsproces, der kræver godkendelse af en anden medarbejder, f.eks. En manager, inden du fortsætter eller afslutter. Eksempler på godkendelsesarbejdsgange inkluderer, at et medlem af den juridiske afdeling afmeldes på en ny annonce, før den går på tryk eller kræver leder godkendelse af medarbejderudgifter, der overstiger et bestemt beløb. Mange virksomheder bruger forretnings-workflow-software til at automatisere godkendelsesarbejdsgange.
Godkendelsesarbejdsgange kan være så specifikke som nødvendigt. Kriterier for en godkendt arbejdsgangsproces kan omfatte transaktionsbeløb, det potentielle værdi af et salg og den type medarbejder, der håndterer opgaven. Andre problemer, der kan udløse en godkendelse, inkluderer den tid, en medarbejder har arbejdet for virksomheden, eller arten af den opgave, en medarbejder udfører. Flere kriterier kan også kombineres for at udløse en godkendelse.
Inden for workflow-software kan en godkendelses workflow udløse et antal advarsler. Den person, der skal give godkendelse, kan modtage en e-mail, en tekstbesked, en pop-up-alarm eller en meddelelse i selve softwaren. Opgaven eller dokumentet, der har brug for godkendelse, kan fryses, indtil den er godkendt, eller den kan forblive tilgængelig til redigering af andre. Godkenderen kan godkende anmodningen, afvise den eller videregive den til en anden medarbejder. I nogle systemer kræver en godkendelsesarbejdsgang muligvis flere godkendelser. Når en manager for eksempel godkender en kontrakt, kan den derefter kræve godkendelse fra en virksomhedsadvokat.
Flere eventualiteter skal tages i betragtning, når man bygger en godkendelsesarbejdsgang. For eksempel skal godkendelser have frister, hvorefter anmodningen om godkendelse videresendes til en anden potentiel godkender. Tidsfrister skal tage højde for opgavens prioritet og andre tilsluttede frister. For eksempel, hvis en grafik skal være på printeren inden fredag for at være klar til et kommende messe, skal den komplette godkendelsesarbejdsgang, der er relateret til den grafik, være afsluttet inden fredag. Workflow-softwaren skal også være opmærksom på godkendernes ferier og sygedage, så godkendelsesanmodninger ikke sænkes.
En godkendelsesarbejdsgang kan tilføje værdi til en eksisterende annonce eller forretningsarbejde. Det kan skabe konsistens ved altid at kræve godkendelse, når visse betingelser er opfyldt, i stedet for at stole på menneskelig hukommelse for at huske hvornår og fra hvem man skal søge godkendelse. En godkendelsesarbejdsgang kan også garantere, at nye, uerfarne medarbejdere ikke begår visse dyre fejl. Det kan hjælpe med at sikre, at skrupuløse medarbejdere ikke kan behandle falske salg eller omgå også etablerede procedurer.