Hvad er et aktivstyringssystem?
Et aktivadministrationssystem er et sæt procedurer, der bruges til styring af alle aktiver i et firma eller en enkeltperson. Disse aktiver kan omfatte både fysiske og digitale aktiver. Kapitalstyringssystemet skal administrere og vedligeholde detaljerne om hvert enkelt aktiv, inklusive deres valg, vedligeholdelse, inspektion, beskyttelse og fornyelse. Disse systemer er mest anvendelige, når en virksomhed har aktiver, der har en kort levetid, og som afskrives i værdien over aktivets levetid.
Et system kan være et fysisk system, hvor aktiverne spores med en række processer og dokumenteres manuelt. Systemet kan være indeholdt i et stykke software, der sporer alle virksomhedens aktiver elektronisk. Et softwaresystem til aktivadministration giver virksomheden mulighed for at spore og rapportere om alle sine virksomhedsaktiver fra et sted i stedet for at indsamle informationen fra flere lokationer.
Et aktivadministrationssystem fører en fortegnelse over hvert af aktiverne, som de er indgået i systemet af virksomheden. Kapitalstyringssystemet kan indeholde oplysningerne om aktivtjenesteplaner, vedligeholdelsesregistre, aktivets aktuelle værdi og en tidsplan for aktivudskiftning. I softwarepakken kan der muligvis indstilles visse rapporter eller triggere for at hjælpe med at opretholde regelmæssig vedligeholdelses- og udskiftningscyklus.
Kapitalstyringssystemet er kun så godt som de oplysninger, der er indeholdt i det. Det er bydende nødvendigt, at virksomheden lægger god information om sine aktiver i systemet. Disse oplysninger bør også opretholdes regelmæssigt og opdateres med enhver ændring i virksomhedens aktiver. Hvis oplysningerne ikke opretholdes korrekt, har virksomheden ikke en god værdi for sine forretningsaktiver på sine bøger.
Håndtering af digital aktivinformation i aktivstyringssystemet vil hjælpe virksomheden i tilfælde af en revision eller katastrofe eller i en retssag. Hvis aktivadministrationssystemet ikke kun indeholder oplysningerne om en bestemt computer, men også den software, der er installeret på den computer, vil det under en hvilken som helst opdagelsesproces være meget lettere for virksomheden at svare på specifikke anmodninger. I tilfælde af en katastrofe, såsom en brand eller en nedbrudt computer, vil virksomheden kunne udskifte computeren for en bestemt medarbejder meget hurtigere med nøjagtige aktivoplysninger.
Valget mellem et fysisk eller softwaredrevet aktivadministrationssystem er et, der skal foretages af hvert selskab eller individ med aktiver. Generelt, jo flere aktiver man skal administrere, jo mere sandsynligt er det at vælge et digitalt system. Et godt fysisk aktivstyringssystem, der kan vedligeholdes af hvert sted, kan dog vise sig at være bedre for nogle virksomheder.