Hvad er en automatisk arbejdsgang?

Arbejdsgang består af de faser, som en virksomhed eller medarbejder gennemgår for at levere et produkt eller en service til sine kunder. En automatiseret arbejdsgang er, når disse faser hjælpes af computere eller andre maskiner. For at automatisere arbejdsgangsprocessen skal man først nedbryde trinene involveret i processen. Når virksomheden har et godt greb om hvert trin i workflowprocessen, indebærer oprettelse af en automatiseret workflow at indføre workflowprocessen i workflow management software, som derefter automatiserer processen.

De primære fordele ved automatiseret arbejdsgang er, at det sparer arbejdstid for medarbejderne og derfor sparer virksomheden penge. Automatiseret workflow-software har rapporteringsfunktioner, så en virksomhed kan identificere, hvornår den har brug for yderligere medarbejdere til at håndtere arbejdsbyrden, eller når virksomheden har flere ansatte end det fungerer for dem at gøre. Automatiseret arbejdsgang eliminerer de manuelle processer med at indtaste data eller aflevere en fil til den næste person, der har brug for at arbejde på filen. I stedet for, efter at den første opgave er afsluttet, advarer automatiserede workflow-systemer den næste person for den næste opgave, og alle involverede i processen har adgang til de samme oplysninger.

Et eksempel på en automatisk arbejdsgang, der er i brug, er et hospital. Med en automatisk arbejdsgang, når en receptionist tjekker en patient ind i systemet i venteværelset, modtager sygeplejersken en advarsel på computeren om, at en patient venter og i hvilket rum. Når sygeplejersken samler information fra patienten og indlæser den i computeren, modtager lægen en advarsel om patienten, og i hvilket rum patienten venter. Når sygeplejersken og lægen indtaster oplysninger, genererer den automatiserede arbejdsgang informationen tilbage til receptionisten, der administrerer patientbelastningen.

I dette eksempel sparer automatisk arbejdsgang personalet fra at indtaste patientdata i computersystemet eller patientfilen flere gange - når receptionisten tjekker patienten, når sygeplejersken ser patienten og igen, når lægen ser patienten. Dette reducerer patientens ventetid, for efter at receptionisten har indtastet patientinformation ved check-in, skubbes informationerne automatisk til sygeplejerskens computer og igen til lægen, når sygeplejersken indtaster yderligere oplysninger om patienten. Denne automatiserede arbejdsgang giver hospitalet større effektivitet og giver det i sidste ende mulighed for at give bedre pleje til patienter.