Hvad er et elektronisk kontor?
Også kendt som et e-kontor, er et elektronisk kontor et udtryk, der refererer til ethvert kontormiljø, der gør betydelig brug af computerteknologi til at fungere. Udtrykket blev først myntet i midten af det 20. århundrede og begyndte at komme i almindelig brug i årtiet af 1980'erne, efterhånden som flere kontormiljøer undgik manuelle metoder og begyndte at stole mere på en kombination af desktopcomputere, mainframes og servere at styre en række jobrelaterede opgaver. I dag sidestilles et elektronisk kontor mere med det virtuelle kontor, som involverer brugen af trådløs teknologi for at give folk mulighed for at arbejde næsten overalt med den rigtige type bærbar eller bærbar computer og en pålidelig trådløs forbindelse.
En af de primære fordele ved et elektronisk kontor er muligheden for at stole mindre på papirkopier til at styre forskellige forretningsopgaver. F.eks. Vil en bogholderi eller faktureringsfaglig være i stand til at reducere brugen af traditionelle bogføringsbøger til harddisk signifikant ved at bruge regnskabssoftware til at fakturere ordrer, oprette fakturaer og endda at bogføre betalinger modtaget på udestående fakturaer. På samme måde kan en sælger drage fordel af brugen af et elektronisk kontor ved at bruge en salgsdatabase i stedet for at vedligeholde papirfiler på hver kunde og kunde. Selv mange geistlige opgaver såsom skrivning af breve eller forberedelse af præsentationer kan nu udføres elektronisk, hvilket yderligere reducerer papirforbruget, samtidig med at det gør det lettere at holde data organiserede og nemme at hente.
Sammen med at reducere forbruget af papir, der er forbundet med udførelse af forskellige opgaver, giver et elektronisk kontormiljø også et højere sikkerhedsniveau. Brugere kan beskytte forskellige dokumenter med adgangskode, begrænse adgangen til databaser med adgangskoder og endda låse adgangen til filer, der er placeret i en eller anden fjern datalagringsløsning ved at kryptere adgangen på en eller anden måde. Selvom det ikke er idiotsikkert, betragtes dette sikkerhedsniveau normalt som en forbedring i forhold til brugen af låste arkiveringsskabe, pengeskabe og hvælvinger, der almindeligvis blev anvendt inden fremkomsten af desktopcomputeren.
Mens det elektroniske kontor ikke har elimineret brugen af papir i et forretningsmiljø, reducerer ansvarlig brug af softwareprogrammer og virksomhedsnetværk i høj grad behovet for vedligeholdelse af papirkopier. Da dokumenterne kan udskrives, når og om nødvendigt, er den plads, der kræves til at oprette et elektronisk kontor, væsentligt mindre, en fordel, der er særlig vigtig, når pladsen er på en præmie. I nogle brancher har brugen af det virtuelle kontor gjort det muligt at give medarbejderne mulighed for at arbejde eksternt snarere end på et centralt sted, en fordel, der i høj grad kan reducere driftsomkostningerne.