Hvad er en varig værdi?

Noget siges at have varig værdi, når det har historisk betydning eller en anden form for værdi, der forventes at vare langt ind i fremtiden. Mens mange kunstneriske dokumenter har varig værdi, inklusive kunstneres manifest og litterære værker, bruges dette udtryk ofte også til juridiske og forretningsdokumenter. Årsagerne til at opbevare et dokument er forskellige, men de involverer normalt dokumentet, der indeholder oplysninger, der er nye, revolutionerende eller forventes at være nyttige i fremtiden. I gennemsnit er dokumenter med varig værdi mindre end 5 procent af alle foretagne dokumenter. De organisationer, der er ansvarlige for dokumenterne, afgør normalt ikke, hvilke dokumenter der er værdifulde; dette overlades normalt til arkivister.

Det kan siges, at mange typer dokumenter har varig værdi. Selvom dette udtryk kan bruges til litterære værker og tegninger, bruges det mere ofte til forretnings- og juridiske dokumenter. Disse dokumenter vælges sjældent til deres værdi lige efter, at de er foretaget; arkivister venter normalt flere år på at se, hvor vedvarende deres virkning er for at afgøre, om disse dokumenter har reel arkivværdi.

Almindelige dokumenter anses ikke for at have varig værdi; kun ekstraordinære dokumenter arkiveres permanent til senere brug og forskning. Der er mange grunde til, at dette kan ske, men det er normalt fordi dokumenterne indeholder oplysninger, der er uundværlige eller revolutionerende. F.eks. Vil juridiske dokumenter, der beskriver en retsafgørelse, der dramatisk ændrede, hvordan andre domstole betragter det pågældende spørgsmål, anses for at have varig værdi; juridiske dokumenter om en fælles retssag anses ikke for at have varig værdi.

Meget få dokumenter anses for at have varig værdi, fordi de fleste dokumenter specificerer almindelige begivenheder, som, selv om de er nyttige for virksomheden eller kontoret, der fremstiller dokumenterne, ikke er nyttige for hele verden. I gennemsnit anses mindre end 5 procent af alle oprettede dokumenter for at have arkiveringsværdi. Andre dokumenter arkiveres muligvis af en virksomhed i flere år, men de ødelægges normalt, når de ikke længere er i brug. Selv hvis virksomheden holder dokumenter permanent arkiveret, anses de kun for at have permanent værdi, hvis en arkiveringsvirksomhed er enig i deres værdi.

Selv om den virksomhed, der er ansvarlig for et dokument, muligvis kan vælge det til varig værdi, er dette sjældent. Arkiver er normalt ansvarlige for at finde og bestemme, hvilke dokumenter der er nyttige i fremtiden. Et team af arkivarer træffer normalt denne beslutning efter at have gennemgået et dokuments oplysninger, dets varige virkning og om dokumentet er det første til at specificere den værdifulde information. Nogle dokumenter, der ikke er de første til at rapportere værdifuld information, arkiveres, men de betragtes normalt ikke som værdifulde.