Hvad er en varig værdi?
Der siges noget at have en varig værdi, når det har historisk betydning eller en anden form for værdi, der forventes at vare langt ind i fremtiden. Mens mange kunstneriske dokumenter har en varig værdi, herunder kunstneres manifestation og litterære værker, bruges dette udtryk også ofte til juridiske og forretningsdokumenter. Årsagerne til at opbevare et dokument er forskellige, men de involverer normalt det dokument, der indeholder oplysninger, der er nyt, revolutionerende eller forventes at være nyttige i fremtiden. I gennemsnit er dokumenter med vedvarende værdi mindre end 5 procent af alle foretagne dokumenter. De organisationer, der er ansvarlige for dokumenterne, bestemmer normalt ikke, hvilke dokumenter der er værdifulde; Dette overlades normalt til arkivister.
Mange typer dokumenter kan siges at have en varig værdi. Selvom dette udtryk kan bruges til litterære værker og tegninger, bruges det mere almindeligt til forretnings- og juridiske dokumenter. Disse dokumenter vælges sjældent for deres værdi lige efter de er lavet; Archivists UsuallY Vent flere år på at se, hvordan det er at holde deres effekter til at afgøre, om disse dokumenter har reel arkivværdi.
Almindelige dokumenter anses ikke for at have en varig værdi; Kun ekstraordinære dokumenter arkiveres permanent til senere brug og forskning. Der er mange grunde til, at dette forekommer, men det er normalt fordi dokumenterne indeholder oplysninger, der er uundværlige eller revolutionære. For eksempel vil juridiske dokumenter, der detaljerede en retsafgørelse, der dramatisk ændrede, hvordan andre domstole betragter det pågældende spørgsmål, blive betragtet som varig værdi; Juridiske dokumenter om en fælles retssag ville ikke anses for at have varig værdi.
Meget få dokumenter anses for at have en varig værdi, fordi de fleste dokumenter detaljerede almindelige begivenheder, der, selvom de er nyttige for virksomheden eller kontoret, der fremstiller dokumenterne, ikke er nyttige for verdenen som helhed. I gennemsnit mindre end 5Procent af alle oprettede dokumenter anses for at have arkivværdi. Andre dokumenter kan arkiveres af en virksomhed i flere år, men de ødelægges normalt, når de ikke længere er i brug. Selv hvis virksomheden holder dokumenterne permanent arkiveret, anses de kun for at have en permanent værdi, hvis en arkiveringsinstitution er enig i deres værdi.
Mens etableringen, der er ansvarlig for et dokument, muligvis kan vælge det til varig værdi, er dette sjældent. Arkivister er normalt ansvarlige for at finde og bestemme, hvilke dokumenter der er nyttige for fremtiden. Et team af arkivister træffer normalt denne beslutning efter at have gennemgået et dokuments information, dets varige virkning, og om dokumentet er det første til at detaljerede de værdifulde oplysninger. Nogle dokumenter, der ikke er de første til at rapportere værdifulde oplysninger, arkiveres, men de betragtes normalt ikke som værdifulde.