Hvad er en undtagelsesrapport?
En undtagelsesrapport er en type sammendragsrapport, der identificerer alle begivenheder, der er uden for rammerne af det, der betragtes som et normalt interval. Rapporter af denne art anvendes i en række indstillinger, herunder processen med inventarafstemning, projektledelsesundersøgelse og endda medarbejdervurderinger. Målet med rapporten er at identificere alle faktorer, der ikke anses for at være inden for acceptable parametre, hvilket gør det muligt at tage handlinger, der hjælper med at minimere eller fjerne undtagelser og øge den samlede effektivitet.
Da det vedrører lagerafstemning, er undtagelsesrapporten ofte væsentlig for opgaven med at identificere forskelle mellem en fysisk opgørelse og den opgørelse, der er præsenteret i lagerdatabaser. Over tid kan fejl krybe ind i næsten enhver type lager, hvilket gør det nødvendigt at foretage justeringer, der afspejler den faktiske mængde af varer, der er til rådighed. Dette gør det ikke kun lettere at justere bestillingen af nye varer, så der holdes en passende mængde forsyninger på hånden, men det gør det også muligt at holde lageret nøjagtigt til vurderingen af skatter.
F.eks. Vedligeholder mange produktionsanlæg det såkaldte en firmabutik, der er ansvarlig for at udstede dele og andre komponenter, der er nødvendige for driften af maskinen på plantegulvet. Ledere af denne butik udfører typisk det, der er kendt som et cyklusantal, og fysisk lagerlægger alt fra den mindste skrue til de høje omkostningskomponenter, der bruges til at vedligeholde og reparere produktionsudstyret. Når det konstateres, at antallet af enheder, der vises i lagerdatabasen ikke stemmer overens med dette fysiske antal, indtastes der en undtagelsesrapport. Dette gør det muligt at gå tilbage og bestemme, om en modtaget forsendelse af den del ikke blev føjet til databasen, eller om nogle udbetalinger fra den fysiske beholdning ikke blev registreret korrekt. I nogle tilfælde kan undtagelsesrapporten også fremhæve pilfering af forsyninger, hvilket medfører øgede sikkerhedsforanstaltninger, der hjælper med at minimere tabet for virksomheden.
Sammen med at hjælpe med at forene forskellige typer lagerbeholdninger, kan en undtagelsesrapport også være nyttig i projektledelsens opgave. I dette scenario lyser rapporten i afventende opgaver, der stadig er udestående, selvom den forventede gennemførelsesdato for den opgave er passeret. Ved at bemærke undtagelsen er det muligt at ændre tidsplanen for opgaver for projektet for at kompensere for uoverensstemmelsen og få projektet tilbage på sporet.
Selv med hensyn til medarbejdervurderinger kan en undtagelsesrapport være nyttig. Her er ideen at identificere eventuelle begivenheder, der er relateret til medarbejderen, der falder uden for rammerne af de grundlæggende forventninger forbundet med jobstillingen. Undtagelserne kan vedrøre præstationsfejl eller ydeevne, der går ud over den sædvanlige jobposition. F.eks. Kan detaljerne i undtagelsesrapporten indikere, at medarbejderen har brug for videreuddannelse inden for bestemte områder, eller identificere situationer, hvor medarbejderen var i stand til at påtage sig ekstra opgaver, mens en kollega var syg, hvilket effektivt hjalp forretningsdriften med at fortsætte med lidt at ingen ændring i produktivitet. Afhængigt af arten af de problemer, der er dokumenteret i undtagelsesrapporten, kan medarbejderen blive anbefalet til afhjælpende uddannelse eller få et ros for at levere yderligere tjenester til en arbejdsgiver, mens han stadig administrerer hans eller hendes tildelte opgaver effektivt.