Hvad er en ekstern rapport?
En ekstern rapport er et udtryk, der bruges til at henvise til enhver form for organisationsrapport, der er udarbejdet med tanke på offentligheden. Typisk vil indholdet, der findes i dokumentet, ikke indeholde oplysninger, der betragtes som ejendomsretlige, med kun data, der betragtes som acceptabelt til offentligt forbrug inkluderet i rapporten. Virksomheder udarbejder normalt disse typer rapporter som et middel til at give videregivelse af relevant information til forbrugere og andre, der er interesseret i virksomhedernes generelle drift.
Virksomheder producerer normalt deres egne eksterne rapporter internt, selvom det er muligt at outsource denne funktion. Rapportens indhold kan variere, idet oplysningerne indeholdt i dokumentet kan være en oversigt over virksomhedens drift, herunder nogle historiske data. På andre tidspunkter kan fokuset i den eksterne rapport indeholde oplysninger om forretningsdriftens økonomi. Når dette er tilfældet, kan rapporten udarbejdes af revisorer med det udtrykkelige formål at frigive dataene til offentligheden. De økonomiske oplysninger, der er inkluderet i denne eksterne revisionsrapport, vil ikke indeholde noget fortroligt, og alle data, der bruges til rapporten, vil blive betragtet som passende til offentlig frigivelse af virksomhedens ejere og operatører.
Der er flere grunde til, at et selskab vælger at udarbejde og frigive en ekstern rapport. Oplysningerne betragtes som offentlige, hvilket gør det muligt at give tilstrækkelig detaljer om virksomheden og dens drift til at tiltrække interesserede, herunder potentielle investorers opmærksomhed. Rapporter af denne type vil normalt indeholde data, som brancheanalytikere kan bruge til at vurdere virksomhedens aktuelle status. Det er ikke usædvanligt, at detaljer, der er hentet fra en ekstern rapport, bruges som kildemateriale til en artikel eller profil oprettet af en forretningsforfatter.
Selvom der ikke er nogen rigtig måde at udarbejde en ekstern rapport på, er der nogle få grundlæggende overvejelser, der kan hjælpe med at udarbejde et sammenhængende og informativt dokument. Informationen skal arrangeres på en logisk måde, så læseren let kan følge tekststrømmen. Alle data, der betragtes som fortrolige eller ejendomsretlige, skal udelades fra teksten, medmindre der er en overbevisende grund til at medtage disse oplysninger, og det afsløringsniveau vil sandsynligvis ikke skabe problemer for virksomheden på et senere tidspunkt. De fleste rapporter af denne type arrangeres for at angive formålet med dokumentet i begyndelsen af teksten, hvilket giver læserne en forståelse af, hvorfor det eksterne papir findes, og hvad forfatterne håber, det vil opnå.