Hvad er en intern kvalitetsrevision?
Revision inden for en virksomhed eller organisation er en vurdering af overholdelse. Den interne kvalitetsrevision fokuserer normalt på overholdelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem, der er på plads, skønt den muligvis også vedrører andre områder, såsom love og statslige forskrifter. Intern kvalitetskontrol er et proaktivt middel til at bestemme beredskab til en ekstern revision og til at identificere områder, der skal forbedres.
Der er i det væsentlige tre typer eller niveauer af revision, der forekommer i forbindelse med en virksomhed eller organisation. En ekstern kvalitetsrevision, også kaldet en tredjepartsrevision eller revision på tredje niveau, udføres af en eller anden form for uafhængig enhed, såsom et reguleringsagentur. Det andet niveau henviser til reaktioner fra kunder eller slutbrugere. Den tredje type, den interne kvalitetsrevision, foretages af et internt revisionsteam.
En intern kvalitetsrevision er et værdifuldt styringsværktøj. Feedback fra andre kilder, herunder kundetilfredshed og eksterne revisionsresultater, viser de endelige resultater. Den interne kvalitetsrevision giver ledelsen midler til at undersøge virksomhedens procedurer og effektiviteten af produkter og tjenester, inden de når dette punkt. Hyppigheden af revisioner varierer afhængigt af størrelsen og arten af hver virksomhed, men det anbefales generelt, at der foretages en revision en gang om året.
Normalt vil en tjekliste vejlede stadierne og de individuelle trin i revisionen. Tjeklister for interne revisioner vil være specifikke for hver virksomhed. De fleste forfines og forstærkes, når virksomheden vokser, og mange bliver lange og detaljerede. Korrekt udfyldt bliver disse checklister en værdifuld ressource for managementteamet.
De fleste revisioner begynder med et møde mellem revisorerne og ledelsesteamet for at skitsere omfanget af processen og løse eventuelle spørgsmål eller bekymringer. Dette trin gentages derefter i slutningen af revisionen for at diskutere spørgsmål om manglende overholdelse og anbefalede korrigerende handlinger. Interne kvalitetsrevisioner bør ikke udelukkende fokusere på mangler, men bør også identificere områder med usædvanlig ydeevne og fremhæve praksis, der fungerer godt. Dette kan opbygge den samlede moral og føre til en mere samarbejdsvillig atmosfære under revisionsprocessen.
Et af de vigtigste trin i den interne kvalitetsrevision er anbefalingen om korrigerende handlinger, der bør træffes for at løse problemområderne. Generelt er disse anbefalinger ikke valgfri og ledsages af en måldato for overholdelse. Revisionen anses ikke for at være afsluttet, før disse problemer er rettet og undersøgt af revisionsteamet.