Hvad er en fakturabog?
De fleste virksomheder skal håndtere pengestrømme, og for at holde styr på fakturering og indkomststrømme kan der anvendes fakturaer. En faktura er en faktura, der leverer tjenester, der leveres eller købes produkter og deres samlede omkostninger. Disse kan komme fra eksterne leverandører for virksomheden eller kan udstedes fra virksomheden til andre virksomheder eller kunder. En fakturabog er en måde at holde alle disse fakturaer organiseret og gemt på. Der er mange grunde til, at en virksomhed kan føre fakturaer, herunder til skatteformål, pengestrømsanalyse og journalføring.
Der er mange fordele ved at føre en fakturabog. I USA og nogle andre regioner kan nogle virksomheder muligvis trække mange af deres køb i løbet af året, når de indberetter skatter. Når dette er gjort, er der en chance for, at virksomhederne bliver nødt til at bevise, at disse køb blev foretaget, og at et bestemt beløb blev betalt. Et andet godt tidspunkt at have fakturaposter organiseret i en fakturabog er når man analyserer pengestrøm. De fleste virksomheder vil undersøge pengestrømmen en gang hvert kvartal, og fakturaer kan vise, hvor penge går og kommer fra.
Overordnet registrering af poster er den mest almindelige grund til at opbevare en fakturabog. Til tider kan der være behov for at vise en leverandør, hvad der er betalt, eller for at vise en kunde, hvad der ikke er blevet betalt. Disse bøger kan organiseres på enhver måde, der passer til virksomhedens behov. Når behovet opstår, kan fakturaer på et praktisk sted hjælpe med at undgå forvirring eller tvister.
Mange virksomheder bruger elektronisk fakturasoftware. Dette fungerer muligvis på mange måder og giver igen virksomheden mulighed for at organisere og indeholde fakturaerne på en måde, der passer til dem. At holde poster elektronisk sparer muligvis tid og plads, og der er typisk mange typer software tilgængeligt i mange prisklasser.
Stadig andre virksomheder bruger både papir- og elektroniske fakturaer. En fakturabog kan indeholde papiret, også kaldet fysiske fakturaer. De elektroniske bøger kan have scannet kopier af disse fakturaer eller kan simpelthen have dataene fra dem indtastet og organiseret til hurtig undersøgelse. Der er fordele ved begge dele, men et selskab vælger at gemme deres fakturaer helt op til dets behov.
Nogle virksomheder bruger muligvis mange fakturaer dagligt. Mange gange er disse fakturaer mindre, og flere kan indføres i fakturabogen. Det anbefales generelt, at en virksomhed gemmer fakturaer i mellem tre og syv år. Dette kan skabe flere bunker, som kan opbevares i et helt separat registerværelse eller bygning.