Hvad er automatisk mail?
Automatiseret mail er et forretningsværktøj, der gør det muligt at behandle store mængder mail med relativ lethed. Nogle virksomheder bruger udstyr og personale til at håndtere postbehandling i denne skala, mens andre virksomheder outsourcer disse funktioner til leverandører, der specifikt fokuserer på håndtering af direkte mailkampagner, regelmæssig distribution af poststykker til klienter og andre igangværende projekter. Pointen med automatiseret mail er at behandle e-mailen hurtigt og effektivt, hvilket reducerer omkostningerne i forbindelse med oprettelsen og distributionen af hver enhed.
Et eksempel på brug af automatiseret mail er oprettelse og udførelse af en direct mail-kampagne. For at fremskynde processen med at sende store mængder reklameartikler, såsom breve eller postkort, vil ophavsmanden ofte bruge elektroniske metoder til at adressere, sortere og ellers forberede stykkerne til mailing. Disse inkluderer e-mail-scanning, oprettelse af ledsagende fax- og e-mail-beskeder som en del af kampagnen og distribution af disse elektroniske formater sammen med direct mail-stykker.
Computersoftware bruges til at generere mailetiketter eller til at udskrive modtagernavne og adresser på selve stykkerne. Sorteringsmaskiner gør det muligt at adskille stykkerne med postnummer, hvilket igen gør det lettere at gøre brug af bulk mail-satser. Mange automatiserede e-mail-strategier bruger også laser-udskrivningsteknologi til at anvende den passende mængde porto som en del af sorteringsprocessen, hvilket giver brikkerne mulighed for at være klar til afsendelse i en relativt kort periode.
Fordelen ved automatiseret mail er, at det er muligt at forberede og sende titusinder af poststykker i en brøkdel af den tid det vil tage at forberede de samme stykker for hånd. Afhængigt af arten af poststykkerne, ville brug af automatiserede værktøjer give en virksomhed mulighed for at behandle flere stykker på en time, end et team på ti til femten personer kunne behandle på flere arbejdsdage. Dette resulterer i betydelige besparelser for virksomheden samt frigørelse af værdifulde personaleressourcer til at fokusere på andre vigtige aspekter af driften.
Mens nogle virksomheder vælger at oprette deres egen postsorteringsfacilitet internt, vælger andre at benytte sig af automatiserede mailservices til at håndtere deres direct mail-kampagner og andre massemails. Mange af disse virksomheder opretholder lister for deres kunder samt bevis på dokumenter, der er forberedt til tidligere kampagner. Dette gør det muligt for klienten hurtigt at sammensætte en ny direct mail-kampagne ved hjælp af elementer fra tidligere massepostforsendelser med relativt lave omkostninger. Da mange af disse tjenester opkræver en fast pris pr. Stykke, der inkluderer udskrivning, korrektur, adressering, anvendelse af porto og endda levering til postkontoret, er det meget let at beregne omkostningerne ved postprojektet i løbet af få minutter.
En anden fordel ved at bruge en automatiseret mailtjeneste er, at mange tilbyder volumenrabatter. Efterhånden som kunden vælger at sende flere kopier af det samme stykke, falder satsen pr. Forsendelse. Dette kan give virksomhederne mulighed for yderligere at forfine deres omkostninger til direkte mail-reklame eller endda sende poststykker til eksisterende kunder løbende.