Hvad er Back Office-support?

Back office support henviser til den del af en virksomhed, der er ansvarlig for at drive virksomheden snarere end faktisk at arbejde med kunder eller tjene penge. Dette er en gammel betegnelse, der refererer til en tid, hvor det var almindeligt at have et showroom og et salgsområde foran i en butik og regnskabs-, produktions- og administrative områder bagpå. Over tid er dette fælles design erstattet for alle undtagen meget små virksomheder, og alligevel er begrebet forblevet bagved. Back office-støtte er det modsatte af front office-arbejde, der henviser til den mere direkte pengeindsamlingsdel i et firma.

Forskellige forretninger har forskellige definitioner af, hvad der udgør support til back office. Generelt, hvis en del af virksomheden handler direkte med kunder, er det i front office og det er i ryggen, hvis det ikke gør det. I nogle virksomheder er definitionen lidt anderledes; de dele af virksomheden, der rent faktisk tjener penge, er i front office og de dele, der ikke er back office support. Begge definitioner er gyldige og kommer fra de forskellige forretningsstrategier, der er anvendt i de første dage af virksomhedsudvikling.

Den forskellige definition gør, at der findes et par områder i en grå zone. For eksempel er en salgsafdeling under begge definitioner front office; men enhver eftersalgssupport er vanskeligere at bestemme. Under en kundebaseret model ville det være front office, da virksomheden stadig er i direkte interaktion med klienter. På den anden side er det en back-office-del i pengemodellen, da eftersalgsarbejde sjældent udføres med profit.

Uanset hvilken definition, der bruges til back office-support, er et par afdelinger næsten altid en del af systemet. Regnskab er praktisk talt altid kontor i enhver virksomhed, men et regnskabsfirma. Den del af virksomheden, der betaler regninger, lønninger og leverandører såvel som håndterer budgettering og tildeling af penge, fungerer ikke med kunder eller tjener direkte penge.

På samme måde er IT-afdelingen næsten altid back office. Denne del af virksomheden vedligeholder netværk, computere og software til virksomheden. Det betyder, at it-afdelingen meget sjældent vil tjene penge eller handle direkte med kunderne.

Under den profitbaserede model er et af de største punkter direkte overskud. Selv hvis en del af virksomheden gør det muligt for et andet område at tjene penge, er det stadig back office. Hvis f.eks. Regnskabsafdelingen finder ud af en måde at øge effektiviteten og reducere omkostningen for virksomhedens produktionsarme, tjener den stadig ikke nogen penge. Ændringerne oprettet ved det nye design kan øge overskuddet, men disse overskud kommer fra en anden afdeling.