Hvad er anskaffelse af bud?
Budopkøb er et system, hvor virksomheder, der søger et produkt eller en tjeneste, tillader andre virksomheder eller enkeltpersoner at afgive konkurrerende tilbud for at vinde retten til at levere det anmodede produkt eller tjeneste. Processen er også kendt som et "opfordring til bud", da det firma, der har brug for produktet eller tjenesten, opfordrer udbydere til at afgive deres bedste bud. Budopkøb håndteres ofte af købsagenten for det firma, der søger et produkt eller en tjeneste. Denne person har myndighed til at tildele kontrakter til leverandører af det vindende bud.
De fleste virksomheder, der er afhængige af produkter eller tjenester fra tredjepart, har en aftale om indkøb af bud. Disse virksomheder inkluderer dem, der har brug for råvarer til at fremstille deres færdige produkt, såsom fremstillingsvirksomheder, eller edb-montører eller forhandlere, blandt andre. Virksomheden, der anmoder om bud, vil også skitsere kravene til hvert bud i et dokument kaldet en anmodning om forslag (RFP). Anmodningen om forslag skitserer den procedure, som tilbudsgiverne skal følge for at afgive deres bud. Dette inkluderer generelt den pris, som leverandøren vil levere et produkt eller en tjeneste, og det tidspunkt, hvor det vil blive leveret.
Offentlige installationer bruger typisk bududbudssystemet til at få flere rimelige bud på ethvert produkt eller service, de har brug for. Dette er for at sikre, at der ikke sker nogen uredelighed ved tildelingen af en given kontrakt. F.eks. Har USAs generelle serviceadministration (GSA) flere afdelinger, der kører budoptagelsessystemet. GSA har et websted, der viser alle kontaktmuligheder og deres tilknyttede budinstruktioner.
De fleste budoptagelsessystemer kræver, at vinderen er den laveste pris. Nogle systemer er dog afhængige af en kombination af variabler, såsom tidspunkt for levering, sandsynlighed for leverandørens misligholdelse og leverandørkredit. For at afgive et bud behøver en potentiel leverandør kun at registrere sig hos det firma, der beder om budforslaget, og forberede deres bud i henhold til kontraktens specifikke regler og retningslinjer.
Den vindende byder får besked af bududbudsdirektøren og tildeles officielt kontrakten. Leverandøren tildeles en vis tid til at levere sit produkt eller service. Hvis produktet eller tjenesten ikke kan leveres i tide, kan kontakten erklæres ugyldig, og budindkøbsprocessen begynder igen. Den leverandør, der ikke kunne levere til tiden, diskvalificeres normalt fra at afgive yderligere bud på den samme kontrakt.