Hvad er budskrivning?
Budskrivning er en nødvendig del af overlevelse og eksistens for mange virksomheder. Virksomheder skal vinde bud for at forblive i erhvervslivet, og der fremsættes bud ved skrivning af bud. Finansieringskilderne, hvorfra der søges bud, er begrænsede, hvilket giver et godt skriftligt bud et must. At sikre disse midler til et selskab er også en hård, konkurrencedygtig proces, da alle virksomheder har brug for penge på et eller andet tidspunkt.
Budskrivning er en færdighed, der kan forbedres og styrkes med tid og praksis. Nogle virksomheder har deres egne budforfattere i virksomheden, mens andre bruger tjenester, der skriver bud, anmodninger om forslag og budskabeloner. Anmodningen om forslag (RFP) er et dokument, der er en del af den budproces, der bruges til at indsende et forslag til en bestemt tjeneste. En anmodning om forslagskabelon ligner normalt en budskabelon eller en generel forslagskabelon. Disse består af grundlæggende formater, som budskriveren kan bruge som udgangspunkt, og derfra tilpasser skrivestilen og sproget til det firma, han eller hun repræsenterer.
Da tilbudsskrivning normalt skal udføres på en stram frist for at sikre de nødvendige midler, henvender virksomheder sig ofte til at skrive tjenester for at skrive budene til dem. Disse tjenester vil ofte omfatte budkonsulentbistand, et prækvalificeringsspørgeskema, RFP, en invitation til tilbud (ITT) indsendelse, korrekturlæsning, redigering, research, forberedelse af alle dokumenter og præsentationstræning. Nogle gange skal virksomheden præsentere deres bud inden gruppen, der yder finansiering. Den organisation, der tager sig af budskrivningen, er ofte villig til at give træningssessioner for virksomheden om de bedste taktikker og strategier, der skal bruges, når budet præsenteres.
Før budskrivning kan forekomme, skal et selskab samle alle deres økonomiske poster og data, inklusive skatteregnskaber og lønningsoplysninger. Der skal også fås en budform og et budforslag, som beskriver alle regler, der skal følges i budet. Den person eller organisation, der skriver budet, skal også tage hensyn til inspektionsrapporter. Ofte vil bud ikke engang blive taget i betragtning, medmindre budet indeholder en passende inspektionsrapport for bygningen eller kontoret, hvor budet udsendes fra.
Alle budets vilkår skal angives eksplicit i dokumentet, da mundtlig korrespondance ikke altid overholdes. Det bedste råd til budskrivning er at tage sig af det tidligt. Vent ikke, indtil fristen nærmer sig, fordi budet vil blive forhastet, og evaluatorerne vil se det. Bud skal planlægges godt; dette opnås ofte bedst ved hjælp af en oversigt, før skrivningen finder sted. Sørg for, at skrivningen er overbevisende og tiltalende, da de mest succesrige bud straks får læserens opmærksomhed.