Hvad er integration af forretningsprocesser?

Integration af forretningsprocesser, også kendt som BPI, er strategien for at finde måder at forbinde individuelle teknologisystemer, så informationsstrømmen mellem disse systemer er effektiv og problemfri. Idéen med denne type integration er at fjerne behovet for at duplikere data i flere forskellige systemer og øge den samlede effektivitet i forretningsdriften. Når den er struktureret til bedst mulig fordel, kan integration af forretningsprocesser spare virksomheden meget tid og penge.

Et eksempel på integration af forretningsprocesser involverer etablering af et forhold mellem salgs- og faktureringssystemer i en virksomhed. I nogle tilfælde er forbindelsen gensidig, idet der kan fås adgang til specifikke data i salgsdatabasen fra faktureringssystemet, og vice versa. Dette betyder, at hvis integrationen er konfigureret med de rigtige protokoller, kan en sælger få adgang til aktuelle faktureringsperiodes tal for en given klient ved at gå til den klients profil i salgsdatabasen og udføre en anmodning. Samtidig kunne en faktureringsspecialist starte en forespørgsel fra faktureringssystemet til salgsdatabasen og downloade oplysninger om de nyeste kontraktsatser, der er udvidet til en kunde.

Konceptet med integration af forretningsprocesser kan hjælpe med at sikre, at kundens ordrer behandles, udføres og faktureres relativt let ved blot at etablere forbindelser mellem alle relevante systemer. For eksempel, hvis en kunde planlægger et konferenceopkald med en tjenesteudbyder, indtastes oplysningerne om denne ordre i en reservationsafdeling, og informationen downloades til konferencebroen, hvor opkaldet faktisk finder sted. Dette betyder, at der ikke er behov for konferenceoperatøren at indtaste dataene manuelt, og muligvis foretage en indtastningsfejl, der har negativ indflydelse på selve konferencesamtalet. Når opkaldet er afsluttet, downloades dataene for opkaldet automatisk fra konferencebroen til faktureringssystemet, hvor de korrekte satser anvendes, og fakturaen udarbejdes automatisk af systemet, uden at en faktureringsspecialist skal manuelt indtaste data fra en udskrift af konferencebroaktivitet.

Ved effektivt at bruge forretningsprocessintegration til at etablere forbindelser mellem interne systemer kan virksomheder ofte styre opgaver med en større grad af hastighed såvel som nøjagtighed. Muligheden for at hente kundenavne og adresser til en massemails er forenklet, når et integreret system kan kombinere en bogstavskabelon med disse kontaktoplysninger, downloade de oprettede dokumenter til en printer og samtidig forberede en e-mail-liste, der gør det muligt at underrette de samme kunder om at forvente afsendelse om et par dage. Et projekt af denne type kan administreres af en enkelt medarbejder i løbet af et par timer, snarere end at kræve, at flere medarbejdere bruger tid på projektet over en eller to dage.