Hvad er kontantafstemning?
Kontantafstemning er en proces, der bruges til at sammenligne de mellemværender, der findes mellem hovedbøger og mængden af kontanter, der er til rådighed. Denne fremgangsmåde er nødvendig for virksomheder, der opretholder en mindre kontant fond, såvel som for at afstemme mængden af penge på bankkonti med de saldi, der er vist i regnskabsposter. Den grundlæggende idé bag kontantafstemning er at redegøre for alle kontante ressourcer og sørge for, at der ikke er spørgsmål om indtægter eller brugte penge i den betragtede periode.
En kontantafstemning kan til enhver tid gennemføres. Det er ikke usædvanligt, at virksomheder, der opretholder en småkontantfond til hurtige køb af varer under en bestemt pris, foretager småkontantafstemning mindst en gang hver uge. I nogle tilfælde kan processen med at afstemme kontanter, der er til rådighed med regnskabsregistret, ske dagligt. Beslutningen om, hvor ofte man skal indgå i denne type afstemning, afhænger af mængden af transaktioner, der udføres hver dag eller uge, og typen af kontantkonti, der er involveret.
Mens processen med at gennemføre en kontantafstemning varierer fra en indstilling til den næste, er der et par grundlæggende, der sandsynligvis vil finde anvendelse i enhver situation. Det første trin involverer typisk, at man tæller de faktiske kontanter til rådighed for at bestemme det beløb, der umiddelbart kan verificeres. Når du foretager afstemningen for saldoen af midler, der findes i et kasseapparat, betyder det normalt at sammenlægge mængden af papirvaluta til rådighed først og derefter også tælle de mønter, der også er i registret. Dette tjener som grundlag for at matche disse totaler med de beløb, der findes i den regnskabsmæssige hovedbok.
Typisk vil kontantafstemningen gå videre til hovedbogen og den bogføring, der er nødvendig for at redegøre for de indtægter og udbetalinger, der for nylig er foretaget fra kontante reserver. Her er målet at redegøre for hver af disse transaktioner, bogføre både debiteringer og kreditter for at identificere kontantbeløbet, der vises på den aktuelle dato. Ideelt set vil figuren i hovedbogen stemme overens med den fysiske opgørelse af de kontante kontanter, der gør det muligt at betragte bøgerne afbalanceret og totalerne nøjagtige. I tilfælde af, at der er en form for uoverensstemmelse, skal der tages skridt til at identificere tilstedeværelsen af en eventuel tilføjelses- eller subtraktionsfejl i bøgerne eller forsøge at redegøre for muligheden for udbetaling af kontanter, der ikke blev registreret i bøgerne.
Med alle former for kontantafstemning er det muligt at identificere uoverensstemmelser relativt hurtigt, hvilket også betyder, at problemerne kan løses, før mindre forskelle fører til større. For eksempel vil det at foretage en registerkontantafstemning ved udgangen af hver arbejdsdag gå langt i retning af at forhindre enhver tyveristype, der kan forekomme, samt redegøre for alle situationer, hvor der er flere kontanter til rådighed, som regnskabsregistrene afspejler . At identificere uoverensstemmelserne tidligt forbedrer potentialet i at identificere oprindelsen hurtigt, foretage de nødvendige justeringer og gå videre med en nøjagtig kontant saldo.