Hvad er datareduktion?
Datareduktion er et udtryk, der gælder for forretningspraksis med at akkumulere, analysere og i sidste ende omdanne enorme mængder data til en række sammenfattede rapporter. Tanken bag datareduktionsprocessen er at tilvejebringe et komplet, dog noget forenklet format, der kan bruges med relativt lethed i forretningsindstillinger. Flere forskellige fremgangsmåder til processen kan anvendes, med valg af teknikker og systemer til reduktion af data afhængigt af arten af dataene, og hvordan disse resumérapporter skal struktureres for at give en fuldstændig og omfattende repræsentation af disse data.
En af de primære opgaver i enhver form for datareduktionsindsats er organiseringen af alle data indsamlet til formålet. Til tider fokuserer denne del af processen på at etablere en slags rækkefølge til de data, der involverer prioritering på en konsekvent måde, ved hjælp af veldefinerede kriterier til hjælp i aktiviteten. Afhængig af typen af data, der er involveret, er det ikke usædvanligt at medtage en vis afrunding af visse tal for at gøre det lettere at arbejde med informationen under opsummeringen. Endelig kan arrangementet af dataene i tabeller, søjlerapporter eller andre typer mærkning eller formatering være nødvendigt for at lade modtagerne af rapporterne følge relativ logistik for den forenklede information med relativt lethed.
Tidligere blev processen med at gennemgå tilgængelige data og prioritering og organisering af informationen i nyttige formater udført manuelt. Afhængig af mængden af involverede data og målgruppen for disse data, kan processen tage måneder eller endda år. Takket være oprettelsen af softwarepakker i dag, der er designet til at håndtere data, der er i forskellige formater, kan rapporter udarbejdes i dage eller uger. De fleste typer software kan hente oplysninger fra en række forskellige databaser og hjælpe med i sorteringsprocessen, hvilket gør det meget lettere og hurtigere at forberede forenklede data, der er både nyttige og lette at forstå.
Brug af dataredigeringsmetoder til at forenkle information til præsentation i rapporter, der er nemme at læse, er vigtigt for virksomheder af næsten enhver størrelse. De anvendte datareduktionssystemer kan hjælpe med at udarbejde effektivitets- og produktionsrapporter, der er nyttige for ledere, eller hjælpe salgsstyrker med at forstå effektiviteten af aktuelle kampagner eller salgsprocedurer, som virksomheden kræver. Dataredigering og kodning kan også vise sig at være nyttigt, når det gælder om at demonstrere for investorerne potentialet i lanceringen af et nyt produkt.