Hvad er dematerialisering?
Også kendt som DEMAT, er dematerialisering en proces, der bevæger sig væk fra brugen af fysisk dokumentation for at opretholde økonomiske poster. I stedet anvender dematerialisering elektroniske værktøjer til journalføring for at holde styr på alle typer finansielle transaktioner. Udvalget af dokumenter, der effektivt kan administreres med softwareapplikationer, omfatter næsten alt fra grundlæggende regnskabsregistre til aktieattester.
En af de største fordele ved denne tilgang til elektronisk bogføring er, at behovet for fysisk at gemme kopier af balance og andre regnskabsdokumenter ikke længere eksisterer. Takket være scanningsteknologi er det endda muligt at fremstille elektroniske kopier af understøttelsesdokumenterne, der indeholder referencer til linjeposterne i de elektroniske regnskabsposter. Alt kan nemt placeres på en harddisk eller server. For at beskytte mod tab eller korruption kan sikkerhedskopier nemt oprettes og gemmes off-site.
Sammen med grundlæggende regnskabsmæssige poster gør dematerialisering det også muligt at fjerne behovet for fysiske aktiecertifikater. De elektroniske kopier af lagrene kan arkiveres for let hentning. I tilfælde af, at aktionæren hurtigt har brug for kopier af lagrene, kan de fås adgang til og transmitteres ved hjælp af elektroniske metoder, f.eks. E-mail eller en beskyttet FTP-transmission.
Dematerialisering gør det også muligt for autoriserede personer at arbejde med de samme dokumenter på samme tid. Med fysiske bogføringsmetoder er det ofte vanskeligt for to personer at arbejde på bøgerne på én gang. Når regnskabsprocessen er fuldstændig elektronisk, kan flere personer udføre forskellige funktioner på samme tid. Det er muligt for et team at oprette nye fakturaer, bogføre betalinger modtaget for tidligere fakturaer og forberede en lang række rapporter alle på samme tid.
Der er ingen tvivl om, at processen med dematerialisering kan komme brugerne til gode på flere måder. Registrering kræver meget mindre plads, kan nemt fås adgang til fra fjerntliggende placeringer og giver flere brugere adgang til regnskabsbøgerne samtidig. I øjeblikket er der gebyrbaserede såvel som gratis regnskabs- og finansieringssoftwarepakker, der kan hjælpe enhver virksomhed eller organisation med at opnå en fuld status for dematerialisering med lethed. I tilfælde af regnskabssoftware er der også onlineprodukter, der giver en enkeltperson eller en virksomhed mulighed for at etablere et sæt virtuelle bøger. Sikker indlæst på serverne til produktet kan autoriserede personer få adgang til og arbejde med posterne fra ethvert sted med en aktiv internetforbindelse.