Hvad er dokumentmontering?
Dokumentmontering er processen med at oprette elektroniske dokumenter ved at bruge segmenter af forudgående eksisterende dokumenter til at kompilere eller samle et nyt dokument. Denne proces kan styres manuelt eller bruge forskellige typer software til automatisk at kombinere skabeloner med datakilder som midlerne til at samle det nye dokument. Denne proces kan med succes bruges med alt fra oprettelsen af en ny kontrakt til at forberede breve til en ny salgskampagne.
Den faktiske proces med dokumentmontering involverer brugen af tekstbehandlingssoftware som det grundlæggende værktøj til oprettelse af det nye dokument. I sin enkleste tilgang indebærer dette at bruge et tomt dokument som udgangspunkt for projektet. Kompilatoren åbner derefter andre tekstbehandlingsdokumenter, der allerede er i opbevaring, lokalisering af sektioner eller segmenter, der er relevante for formålet med det nye dokument. Værktøjer, der er inkluderet i softwareproduktet, giver derefter kompilatoren mulighed for at kopiere den ønskede tekst fra de ældre dokumenter ogIndsæt den samme tekst på det nye dokument. Kompilatoren kan også tilføje frisk tekst for at hjælpe med at binde alle de indsatte segmenter i en sammenhængende og logisk informationsstrøm, justere skrifttypestørrelser, farver og typer, der passer til formålet med det nye dokument, og gem og gemme dokumentet, indtil det er nødvendigt til distribution.
Mens processen med dokumentmontering kan håndteres manuelt, er det også muligt at bruge avancerede softwaremuligheder til automatisk at hente data i lagring og importere dem til det nye dokument. For eksempel, hvis et salgsteam ønskede at forberede breve, der annoncerede frigivelsen af et nyt produkt til dets eksisterende kundebase, kunne kroppen af den nye brevskabelon samles ved at importere tekst fra en salgsbrochure. Et andet dokument kunne levere den elektroniske kopi af virksomheden Masthead. For at afslutte projektet får dokumentmonteringssoftwaren derefter adgang til salgsdatabasen og IMPOrts kundens navne og adresser til de rette felter i den nye bogstavskabelon. På det tidspunkt kan bogstaverne udskrives eller sendes som e -mails til alle kunder.
En af fordelene ved dokumentmontering er, at fremgangsmåden kan spare meget tid. For eksempel kan udarbejdelse af et stort antal salgsbreve til distribution tage timer eller endda dage, afhængigt af mængden af breve, der skal adresseres og udskrives. Ved hjælp af software til at håndtere samlingsprocessen kan det, der ellers ville være et hele dagen projekt, afsluttes om to timer eller mindre. Fra dette perspektiv hjælper dokumentmontering med at øge produktiviteten, hvilket i sidste ende tillader, at virksomheden er mere rentabel.