Hvad er dokumentforsamling?
Dokumentmontering er processen med at oprette elektroniske dokumenter ved at bruge segmenter af eksisterende dokumenter til at komponere eller samle et nyt dokument. Denne proces kan styres manuelt eller bruge forskellige typer software til automatisk at kombinere skabeloner med datakilder som middel til at samle det nye dokument. Denne proces kan med succes bruges med alt fra oprettelsen af en ny kontrakt til at forberede breve til en ny salgskampagne.
Selve processen med dokumentmontering involverer brugen af tekstbehandlingssoftware som det grundlæggende værktøj til at oprette det nye dokument. I sin enkleste tilgang involverer dette at bruge et tomt dokument som udgangspunkt for projektet. Kompilatoren åbner derefter andre tekstbehandlingsdokumenter, der allerede er i opbevaring, og finder sektioner eller segmenter, der er relevante for formålet med det nye dokument. Værktøjer, der følger med softwareproduktet, gør det muligt for kompilatoren at kopiere den ønskede tekst fra de ældre dokumenter og indsætte den samme tekst på det nye dokument. Kompilatoren kan også tilføje frisk tekst, der hjælper med at binde alle de indsatte segmenter i en sammenhængende og logisk informationsstrøm, justere skrifttypestørrelser, farver og typer, så de passer til formålet med det nye dokument og derefter gemme og gemme dokumentet, indtil det er nødvendigt til distribution.
Mens processen med dokumentmontering kan håndteres manuelt, er det også muligt at bruge avancerede softwaremuligheder til automatisk at hente data på lager og importere det til det nye dokument. Hvis et salgsteam f.eks. Ønskede at forberede breve, der annoncerer frigivelse af et nyt produkt til dets eksisterende klientbase, kunne kroppen af den nye bogstavskabelon samles ved at importere tekst fra en salgsbrochure. Et andet dokument kunne levere den elektroniske kopi af firmaets hovedplade. For at afslutte projektet åbner derefter dokumentsamlingssoftwaren adgang til salgsdatabasen og importerer kundenavne og adresser til de rigtige felter i den nye bogstavskabelon. På dette tidspunkt kan breve udskrives eller sendes som e-mails til alle kunder.
En af fordelene ved dokumentmontering er, at fremgangsmåden kan spare meget tid. For eksempel kan det tage timer eller endda dage at forberede et stort antal salgsbreve til distribution, afhængigt af mængden af breve, der skal adresseres og udskrives. Brug af software til at håndtere monteringsprocessen, hvad der ellers ville være et heldags projekt, kan afsluttes på to timer eller mindre. Fra dette perspektiv hjælper dokumentsamling med at øge produktiviteten, hvilket i sidste ende giver virksomheden mulighed for at være mere rentabel.