Hvad er dokumentautomation?
Dokumentautomatisering er den proces, hvormed computerdokumenter oprettes på en semiautomatisk måde. Denne type software bruges meget af virksomheder, juridiske enheder og enhver, der fremstiller en lang række dokumenter. Et dokument oprettes generelt ved hjælp af en skabelon med spørgsmål og områder, der let kan udskiftes og ændres. Selvom det er godt for nogle applikationer, vil andre synes, at automatisering af dokumenter ikke er så nyttigt i dokumentproduktion.
Dokumentautomatisering starter med en skabelon. For eksempel, hvis et juridisk selskab er kontraheret med at skrive en lejekontrakt, bruges en leasingdokumentskabelon. Denne skabelon har al den krævede tekst for at gøre den officiel sammen med områder, hvor virksomheden kan foretage hurtige ændringer for at tilpasse skabelonen til klientens specifikke behov.
Én måde disse ændringer foretages i dokumentautomatisering er gennem spørgsmål. Disse spørgsmål er rettet mod formen eller skabelonen og laves, så formularen straks ændres efter kundens behov. Et spørgsmål til for eksempel et lånedokument kan være, om lånet skal vare 10, 20 eller 30 år. Alle områder, hvor denne information er relevant, ændres for at koordinere med det givne svar.
Der er også områder, hvor forfatteren hurtigt kan ændre tekst. Dette bruges ofte til at udfylde klientens navn og kontaktoplysninger. Rullemenuer, der viser eksempler på lagerskrivning, kan også bruges. Grafik kan muligvis også manipuleres, især hvis dokumentautomatiseringsprogrammet er lavet til virksomheder, fordi en virksomhed sandsynligvis vil tilføje sit logo til dokumentet. Ved at have et område, hvor grafik kan tilføjes og ændres, kan virksomheden tilføje et logo med bare et par klik.
Dokumentautomatisering er generelt lavet enten som et selvstændigt program eller en tilføjelse. Dette gør det muligt for brugeren at holde sig til hans eller hendes yndlingsprogram og bare bruge automatiseringsfunktionerne til dokumentmontering, eller bruge et helt andet program, der kan have funktioner, som andre programmer mangler. I begge tilfælde skal brugerens computer være i stand til at håndtere programmets hukommelse og behandlingsbehov, hvis samlingssoftwaren skal fungere korrekt.
De fleste virksomheder vil finde software til dokumentmontering som nyttig, men der er nogle, der ikke gør det. Hvis et firma er dedikeret til at skrive hvert dokument og gøre hvert andet forskelligt, vil det ikke være nyttigt at automatisere processen. Hvis hovedparten af de foretagne dokumenter ikke kan anvendes på en formular, fordi hver enkelt en er væsentlig forskellig, er dokumentautomatisering heller ikke nyttig.