Hvad er elektronisk fakturering?
Elektronisk fakturering henviser til en praksis med at sende en faktura via e-mail i stedet for at sende en papirfaktura eller faktura i posten. Virksomheder giver ofte deres kunder mulighed for at modtage deres faktura eller faktura elektronisk eller via almindelig post. Elektronisk fakturering giver fordele og ulemper for både de virksomheder, der bruger denne faktureringsmetode og deres kunder.
En af de primære fordele ved at bruge elektronisk fakturering er omkostningsbesparelser. Det gemmer virksomheden, der sender fakturaer papir og blæk for at oprette fakturaer og konvolutter og porto for at sende dem. Elektronisk fakturering bruger typisk en faktureringssoftware, der sender fakturaerne i henhold til tidsplanen, så det sparer også medarbejdernes tid. Når virksomheden reducerer omkostningerne ved hjælp af elektroniske fakturaer, kan de videregive nogle af disse omkostningsbesparelser til deres kunder i prisfastsættelsen af virksomhedens produkter eller tjenester.
Det er også meget mere praktisk at modtage en elektronisk faktura for kunderne at betale. Nogle virksomheder inkluderer et link direkte på den elektroniske faktura, der giver kunden mulighed for at betale direkte fra e-mailen. Andre virksomheder har aftaler med banker, der tilbyder bill-betalingstjeneste til deres bankkunder. Den elektroniske faktura går som en påmindelse til kundens bankkonto, og derefter kan kunden planlægge betalingen via deres online regning med hans eller hendes bank.
Elektroniske fakturaer og elektroniske betalinger sparer kunden penge og tid. Det er hurtigere og billigere end at skulle udskrive en check og betale porto for at sende den. Det reducerer også papiraffald og rod derhjemme, da udsagn typisk opbevares online af virksomheden.
For virksomheden, der bruger elektroniske fakturaer, betyder det også, at de modtager betalingen meget hurtigere. Når en elektronisk faktura sendes, og kunden foretager betalingen elektronisk, giver den typisk omgående pengene til virksomheden.
Selvom elektronisk fakturering har mange fordele for virksomheder og kunder, har den nogle ulemper. Nogle kunder har problemer med at modtage de elektroniske fakturaer på grund af spamfiltre fra e-mail-internetudbydere (ISP). Hvis kunden ikke modtager den elektroniske faktura, kan de glemme at betale regningen, og dette kan sætte sene gebyrer og gebyrer i gang.
Sikkerhed er et andet problem, som kunderne kan have en frygt for, når de bruger elektronisk fakturering. Så længe virksomheden bruger en sikker server til at sende fakturaen og modtage elektroniske betalinger, er det sikkert at modtage fakturaer og foretage betalinger online.