Hvad er Enterprise Content Management?
Enterprise content management er et softwareprodukt, der administrerer skriftlige dokumenter. Denne type software findes oftest i store virksomheder eller institutioner. Kravet til denne type software voksede fra brugen af tekstbehandlingsprogrammer til at udvikle indhold og behovet for at styre denne proces med et stort antal redaktører og bidragydere.
Der er to klasser af virksomhedsindholdsstyringsløsninger: content content management og website process content content management. Begge klasser leverer et standard sæt funktioner og funktionalitet designet til at forbedre styringen af dokumenter, redigering, versionering og godkendelser. Den faktiske implementering af disse koncepter adskiller sig mellem de to muligheder. Dette har indflydelse på den gennemsigtighed og forretningsprocessen, der kræves for at bruge disse systemer.
I et website-indholdsstyringssystem offentliggøres resultatet af arbejdsgangen på virksomhedens websted. Alle dokumenter, kladder og versioner gemmes og vedligeholdes på en webserver. For at få adgang til dette system går brugerne på Internettet og får adgang til virksomhedens websted. De indtaster et brugernavn og en adgangskode for at se det indhold, de er ansvarlige for at oprette, redigere og godkende.
Hvert dokument, der vil blive offentliggjort på webstedet, skal oprettes i dette system. Artikelforfatteren sender den derefter til teamet til redigering. Forskellige brugere kan få adgang til dokumentet, redigere og gemme deres ændringer. Softwaren sporer de ændringer, der er foretaget af hver person, og holder versionerne i den rigtige rækkefølge.
Efter afslutningen af redigeringsprocessen forelægges dokumentet til godkenderen til gennemgang. Godkenderen gennemgår det endelige udkast til version og er i stand til at se alle de redigeringer og ændringer, der er foretaget, og af hvem. Efter godkendelse offentliggøres dokumentet på webstedet.
Forretningsprocessens virksomhedsindholdsstyringssystem er indstillet på en netværksdokumentserver og er placeret bag virksomhedens firewall. Adgang gives på baggrund af din position og dit ansvarsniveau. I dette miljø gemmes dokumenterne alle i tekstbehandlingssoftware, så brugerne let kan bruge eksisterende værktøjer til at imødekomme kravene.
Dokumenterne kan være skabelon- eller formularbaserede og gemmes i et delt arkiv. Brugere får adgang til skabeloner og opdaterer dem efter behov. Efter afslutningen indsendes dokumenterne i det delte bibliotek, og en meddelelse sendes til den næste person i forretningsprocessen. De gennemgår og redigerer dokumentet efter behov. Efter færdiggørelse godkendes dokumentet, og der kan ikke foretages yderligere ændringer.