Hvad er Enterprise Content Management?
Enterprise Content Management er et softwareprodukt, der administrerer skriftlige dokumenter. Denne type software findes oftest i store virksomheder eller institutioner. Kravet til denne type software voksede fra brugen af tekstbehandlingsprogrammer til at udvikle indhold og behovet for at styre denne proces med et stort antal redaktører og bidragydere.
Der er to klasser af Enterprise Content Management Solutions: Webstedets indholdsstyring og administration af forretningsprocesser. Begge klasser giver et standardsæt med funktioner og funktionalitet designet til at forbedre styringen af dokumenter, redigering, versionering og godkendelser. Den faktiske implementering af disse koncepter adskiller sig mellem de to muligheder. Dette har indflydelse på den gennemsigtighed og forretningsproces, der kræves for at bruge disse systemer.
På et webstedets virksomheds indholdsstyringssystem offentliggøres resultatet af arbejdsgangen på virksomhedens websted. Alle dokumenter, udkast og versioner gemmes ogvedligeholdt på en webserver. For at få adgang til dette system går brugerne på internettet og får adgang til virksomhedens websted. De indtaster et brugernavn og adgangskode for at se det indhold, de er ansvarlige for at oprette, redigere og godkende.
Hvert dokument, der vil blive offentliggjort på webstedet, skal oprettes i dette system. Artikelforfatteren indsender den derefter til teamet til redigering. Forskellige brugere kan få adgang til dokumentet, redigere og gemme deres ændringer. Softwaren sporer ændringerne foretaget af hver person og holder versionerne i den rette rækkefølge.
I slutningen af redigeringsprocessen indsendes dokumentet til godkenderen til gennemgang. Approver gennemgår den endelige udkast til version og er i stand til at se alle de redigeringer og ændringer, der er foretaget, og af hvem. Efter godkendelse offentliggøres dokumentet til webstedet.
Forretningsprocessens virksomhedsindholdsstyringssystem er oprettet på et netværksdokumenterNT Server og er placeret bag Corporate Firewall. Adgang tildeles baseret på din position og ansvarsniveau. I dette miljø gemmes dokumenterne alle i tekstbehandlingssoftware, så brugerne let kan bruge eksisterende værktøjer til at opfylde kravene.
Dokumenterne kan være skabelon- eller formularbaseret og gemmes i et delt depot. Brugere får adgang til skabelonerne og opdaterer dem efter behov. Efter afslutningen sendes dokumenterne til det delte bibliotek, og der sendes en anmeldelse til den næste person i forretningsprocessen. De gennemgår og redigerer dokumentet efter behov. Efter afslutningen er dokumentet godkendt, og der kan ikke foretages yderligere ændringer.