Hvad er Expense Management?

Udgiftsstyring er en proces til at holde styr på medarbejderudgifter, eller i tilfælde af selvstændig erhvervsvirksomhed, til personlig styring af udgifter i forbindelse med forretning. At have sådanne systemer på plads er vigtigt for at kunne dokumentere udgifter korrekt på arkivering som skatteangivelser ud over at kontrollere medarbejdere for at sikre sig, at de overholder virksomhedens politik for udgifter. En række virksomheder producerer omkostningsstyringssoftware til at hjælpe med denne proces, hvilket gør det lettere at spore udgifter korrekt.

I virksomheder af en hvilken som helst størrelse kan medarbejdere pådrage sig udgifter på virksomhedens vegne som en del af deres arbejde. Nogle virksomheder tillader kun, at medarbejdere gør dette med tilladelse, som når en lille virksomhedsejer sender en medarbejder til kontorartikelforretningen for at imødekomme et specifikt behov. Andre kan give ansatte med udgiftskonti, så de kan bruge penge til preautoriserede formål uden at kontrollere først. I begge tilfælde er udgiftsstyring nødvendig.

Medarbejdere indsender dokumentation for alle udgifter, de har med. Dette inkluderer en detaljeret oversigt, der viser, hvordan de har brugt pengene, og hvordan de gælder for virksomheden. Udgifter kan omfatte klientunderholdning, mad og boliger på forretningsrejser, biludlejning, flybillet osv. Virksomheden kan revidere udgifter for at sikre sig, at de er inden for rimelige grænser, såsom virksomhedens dagpenge til måltider. Mennesker, der hævder for store eller usædvanlige udgifter, kan være genstand for nøje kontrol og kan få tilbagekaldte privilegier, hvis virksomheden mener, at deres udgifter er voldelige.

Software kan lette omkostningsstyring. Revisorer eller personalepersonale kan oprette profiler for hver enkelt medarbejder for at spore udgifter. Softwaren gør det let at se tilbage på tidligere historie, spore ændringer og trække udgifter i forbindelse med bestemte begivenheder. I tilfælde af en revision kan personale evaluere medarbejderprofiler for tegn på svigagtig aktivitet, som fordoblet kvittering, krav på forretningsudgifter, når medarbejderne var på personlige rejser osv.

For selvstændige er udgiftsstyring vigtig for at holde omkostningerne nede og spore udgifterne korrekt for skatter. Disse udgifter kan behandles som skattefradrag, så længe dokumentationen opbevares ved hånden og klassificeres korrekt. Visse udgiftskategorier, som underholdning, er underlagt nøje kontrol fra skattemyndighedernes side, og udgiftsstyringsprogrammer kan give tip og tricks for at reducere risikoen for en skatterevision, såsom markering af udgifter, der synes uforholdsmæssigt høje i forhold til andre udgifter eller indkomst.