Hvad er udgiftsstyring?

Udgiftsstyring er en proces til at holde styr på medarbejderudgifter eller i tilfælde af selvstændig erhvervsvirksomhed til personligt styring af udgifter, der er forbundet med at drive forretning. At have sådanne systemer på plads er vigtigt for at dokumentere udgifter korrekt om arkiveringer som skattemæssige erklæringer ud over at revidere medarbejdere for at sikre sig, at de overholder virksomhedens politikker om udgifter. En række virksomheder producerer udgiftsstyringssoftware til at hjælpe med denne proces, hvilket gør det lettere at spore udgifter korrekt.

I virksomheder af enhver størrelse kan medarbejdere pådrage sig udgifter på vegne af virksomheden som en del af deres arbejde. Nogle virksomheder tillader kun medarbejdere at gøre dette med tilladelse, som når en lille virksomhedsejer sender en medarbejder til kontorforsyningsbutikken for at imødekomme et specifikt behov. Andre kan give medarbejderne udgiftskonti, så de kan bruge midler til preautoriserede formål uden først at kontrollere. I begge tilfælde er udgiftsstyring nødvendig.

Medarbejdere indsender dokumentation forr Alle de udgifter, de pådrager sig. Dette inkluderer en detaljeret sammenbrud, der viser, hvordan de brugte pengene, og hvordan det gælder for virksomheden. Udgifter kan omfatte klientunderholdning, mad og boliger på forretningsrejser, biludlejning, flybillet osv. Virksomheden kan revidere udgifter for at sikre, at de er inden for rimelige grænser, såsom selskabets døgnegodtgørelse for måltider. Mennesker, der hævder for høje eller usædvanlige udgifter, kan være underlagt tæt kontrol og kan have privilegier tilbagekaldt, hvis virksomheden føler, at deres udgifter er voldelige.

Software kan lette udgiftsstyring. Revisorer eller personalepersonale kan oprette profiler for hver medarbejder til at spore udgifter. Softwaren gør det nemt at se tilbage på tidligere historie, spore ændringer og trække udgifter relateret til bestemte begivenheder. I tilfælde af revision kan personale evaluere medarbejderprofiler for tegn på svigagtigAktivitet, som fordoblede kvitteringer, påstande om forretningsudgifter, når medarbejderne var på personlige ture, og så videre.

For selvstændige personer er udgiftsstyring vigtig for at holde omkostningerne nede og spore udgifter korrekt for skat. Disse udgifter kan behandles som skattefradrag, så længe dokumentationen holdes på hånden, og de klassificeres korrekt. Visse udgiftskategorier, som underholdning, er underlagt tæt kontrol fra skattemyndighedens side, og udgiftsstyringsprogrammer kan give tip og tricks til at reducere chancen for en skattemæssig revision, såsom markeringsomkostninger, der synes uforholdsmæssigt høje i sammenligning med andre udgifter eller indkomst.