Hvad er Front Office Support?
Front office support indebærer en række jobopgaver, der er nødvendige for at holde den daglige drift af en virksomhed kørende. Disse opgaver inkluderer ofte udveksling af kundetelefonopkald til de rette afdelinger, besvarelse af kundespørgsmål, arkivering af dokumenter, indtastning af data i relevante computersoftwareprogrammer og behandling af økonomiske transaktioner. Forskellige typer front office supportjob er skræddersyet til forskellige virksomheder og organisationer. Medicinske, juridiske, uddannelsesmæssige og små forretningskontorer har hver især unikt ansvar, selvom det overordnede formål med et frontkontor er at præsentere et professionelt og effektivt image af organisationen for offentligheden.
Forskellige kontorer job inkluderer kontorer, receptionister og administrative assistenter. Disse job har normalt forskellige ansvarsniveauer, afhængigt af medarbejdernes erfaring og uddannelse, og de tilknyttede opgaver kan undertiden overlappe hinanden for front office-medarbejdere i små organisationer. Filmedarbejdere er ofte ansvarlige for at føre organiserede poster over trykte dokumenter og indtaste aktuelle kundeoplysninger i computerdatabase eller regnearksprogrammer. Receptionister hilser primært kunder, der kommer ind i frontkontoret og besvarer indgående telefonopkald, og de overfører normalt også opkald til andre afdelinger via et flerlinjetelefonsystem. Administrative assistenter kan udføre disse arkiverings- og kundeservicearbejder ud over at arrangere deres arbejdsgivers daglige skemaer og tekstbehandling af en række dokumenter.
Afhængig af størrelsen og ressourcerne for en given virksomhed kan frontpersonalet supportpersonale også være ansvarlige for nogle typer af kundes økonomiske transaktioner. De kan behandle kreditkortbetalinger for produkter eller tjenester og udstede deres kvitteringer for disse betalinger. Nogle organisationer, der outsource deres lønningsprocesser, kan kræve, at en af deres front office-supportmedarbejdere henter den færdige kontrol fra lønningsselskabet. Denne medarbejder er derefter undertiden ansvarlig for at distribuere kontrollerne til resten af kontoret rettidigt.
Da et front office support system er en vigtig del af enhver organisation, foretager mange virksomheder en front office analyse med regelmæssige intervaller. Denne type kvalitetskontrolundersøgelse undersøger effektiviteten, organisationen og professionaliteten hos front office-personalet og formulerer måder at gøre nødvendige forbedringer på. Resultaterne af en front office-analyse danner undertiden grundlaget for forfremmelse og lønnsskabende beslutninger for front office-medarbejderne. Supportpersonale på front office, der modtager positive anmeldelser fra en analyse, er normalt dem, der er i stand til at interagere godt med kunderne, arbejde sammen som et team og udføre deres opgaver med få, hvis nogen fejl.