Hvad er fakturabehandling?

Fakturabehandling er en række procedurer til håndtering af fakturaer for at sikre, at de betales rettidigt. Individuelle virksomheder har normalt deres egne behandlingssystemer, der involverer medlemmer af regnskabspersonale, såvel som vejleder og andet personale. Software til hjælp med fakturabehandling er tilgængelig til at strømline processen, gøre det lettere at lokalisere poster og give hurtig adgang til aktuelle udestående fakturaer.

Processen starter med levering af en faktura via fax, e-mail, mail eller et andet system. Et medlem af regnskabspersonalet skal åbne og gennemgå fakturaen for at beslutte, hvordan det skal gå frem. Det kan have et indkøbsordrenummer, der angiver, at den ansvarlige for denne indkøbsordre skal verificere det. Dette kan involvere kontrol af fakturaen mod faktiske modtagne genstande og verificering af, at en person godkendte købet i første omgang. Hvis der ikke findes noget indkøbsordrenummer, skal regnskabsføreren undersøge dokumentet for at afgøre, hvilken type produkt eller service der diskuteres.

I elektroniske fakturabehandlingssystemer kan folk registrere fakturadata, herunder den oprindelige leverandør, detaljer, forfaldsdato osv. Ved at oprette en sporbar databasepost. Regnskabsledere kan anmode om lister over afventende fakturaer sorteret efter forfaldsdato og andre parametre. Når en revisor godkender betaling, kan midler sendes med check, elektronisk pengeoverførsel og andre metoder ved hjælp af leverandørinformationen på filen. Hvis en leverandør er ny, kan regnskabsafdelingen muligvis kontakte dem for at indsamle oplysninger, hvis faktureringsdata ikke er komplette.

Virksomheder logger deres betalinger med check eller bekræftelsesnummer, afhængigt af hvordan de indsender midler, for at oprette en registrering, der viser hvornår og hvordan de har foretaget en betaling. Når pengene er sendt, kan regnskabsafdelingen bemærke, at fakturaen er betalt og flytte den ud af kolonnen med betalt regnskab i deres hovedbøger. Hvis der opstår en tvist om betalinger, er disse poster tilgængelige til gennemgang for at finde ud af, hvor en betaling kom på afveje, og hvordan man løser problemet.

Antallet af trin, der er involveret i fakturabehandling, kan variere afhængigt af virksomheden og de systemer, den bruger. Failsafe er indbygget for at undgå problemer som dobbeltbetaling, betaling af uautoriserede køb eller manglende betaling af en faktura inden for de tildelte betingelser. I en lille virksomhed kan en enkelt person være ansvarlig for disse betalinger, mens større virksomheder kan have en hel regnskabsafdeling, der er ansvarlig for at håndtere al fakturabehandling, for hver leverandør fra forsyningsselskaber til underleverandører, som et firma bruger på specifikke projekter.