Hvad er Lean Project Management?
Lean projektledelse søger at fokusere projektledelse mod nedskæring af ikke-væsentlige elementer. Målet er at reducere omkostningerne, fjerne flaskehalse og forbedre den samlede produktivitet. Som et biprodukt strømline ledelsen ofte.
Strømlinjeprojekter stammer fra Japan i 1980'erne. John Krafcik opfandt udtrykket "lean manufacturing" i 1988 for at demonstrere foranstaltninger truffet for at forbedre produktiviteten. I 1990'erne blev dette derefter anvendt til byggebranchen af tænkere som Lauri Koskela. Ideen har siden gennemsyret alle typer projektstyring.
Traditionel projektstyring er opdelt i en række faser, herunder initiering, planlægning, forskning og udvikling og produktion. Derudover er der et kontrolsystem på plads til at overvåge hver fase. Sådanne projekter har en tendens til at holde forskellige afdelinger eller teams adskilt fra hinanden. De er også tilbøjelige til at afvige fra fasestrukturen og forkert kommunikation.
Lean projektstyring ser derimod efter at rette almindelige fejl i traditionel projektstyring. En almindelig misforståelse blandt projektledere er, at lean management fører til, at disse faser opgives. Lean management er faktisk tættere på disse faser. Dette tvinger projektgruppen til at skabe stærkere planer uden afvigelse.
For at holde mere tæt på cyklussen, indså nogle virksomheder, at de var nødt til at tilskynde til samarbejde mellem teams. Dette er blevet en nøglekomponent i lean projektstyring. Først deltager alle interessenter i projektet i projektinitieringsfasen. Dette betyder, at alle er på den samme side, når den næste fase begynder.
Derefter arbejder designere og producenter sammen om forskning og udvikling såvel som produktion. Ved at deltage i produktionen er det mere sandsynligt, at designere laver praktiske design. Dette skærer ned på den tid, det tager for redesign. Det skærer også ned på kommunikationssløjfer mellem ledelse, designere og produktionshold, fordi de alle fysisk er i samme rum.
En nøglekomponent i al strømlining i forretningen er at reducere omkostninger, og lean management er ikke anderledes. De fleste projektledere forsøger at fastlægge det nødvendige materiale til et projekt så tidligt som muligt. De fleste projekter er imidlertid tilbøjelige til ændringer i design og materialer. Ved at købe tidligt overskyder projektteamet faktisk materialer og skaber meget affald.
Til sammenligning har lean project management sigte på at låse materielle ordrer på det sidste rimelige tidspunkt. Dette betyder at give forsknings- og udviklingsafdelingen så meget tid som muligt til at færdiggøre design, men undgår at skabe et massivt mellemrum mellem udvikling og produktion. På denne måde købes kun de nødvendige materialer. Det er også mere sandsynligt, at de bliver købt i de rigtige mængder.
Kontrolelementet i projektstyring er også integreret i lean projektstyring. On-site overvågning reducerer kommunikationssløjfer og øger produktiviteten. Projektledere indleder muligvis plan-do-check-justering (PDCA) cyklusser på alle elementer i projektet for at lære af fejl. Dette hjælper også med at holde projektet fokuseret og hjælper med at undgå afvigelser fra kernemålet.