Hvad er Office Administration?
Kontoradministration er processen med at føre tilsyn med den daglige drift af et kontor. Administrationsopgaven er normalt ansvaret for en kontoradministrator eller manager. Afhængig af organisationens generelle driftsstruktur og kompleksiteten af opgaver, der er forbundet med driften generelt, kan managerens eller administratorens ansvar fokusere på et par kerneopgaver eller involvere styring af en lang række funktioner.
En af de vigtigste opgaver, der er forbundet med kontoradministration, er styring af de ansatte, der er tilknyttet kontoret. Kontoradministratorer er typisk ansvarlige for at føre tilsyn med kontorpersonalet og sørge for, at hver medarbejder har de nødvendige ressourcer til kompetent at udføre sine tildelte opgaver. Administratorer fungerer også som fejlsøgere, som giver support og assistance til medarbejderne, når der opstår usædvanlige situationer under afslutningen af en tildelt opgave. Det er ikke usædvanligt, at administratorer er ansvarlige for at gennemføre periodiske medarbejderevalueringer, anbefale lønforhøjelser eller give medarbejderne afhjælpende eller krydseuddannelse som et middel til at hjælpe disse ansatte til at forbedre deres forhold til arbejdsgiveren.
Sammen med ledelse og støtte af medarbejdere involverer kontoradministration også at sikre, at kontoret altid har de nødvendige ressourcer til at forblive produktive. Dette indebærer at koordinere reparationerne på ethvert kontorudstyr, der fungerer som det fungerer, eller forberede og indsende anmodninger om nyt udstyr, når det er nødvendigt. Kontoradministratorer har ofte til opgave at styre brugen af kontorartikler såsom papir, skriveinstrumenter, printerbånd og andre genstande, der er i konstant brug rundt omkring på kontoret. Kontoradministrator bestræber sig på at holde kontoret operativt inden for det tildelte budget på alle tidspunkter og har ofte nogle input til budgetplanlægningen for kommende regnskabsperioder.
Afhængig af omfanget af den involverede kontoradministration kan en arbejdsgiver kræve, at en administrator besidder mindst en to-årig grad fra en akkrediteret uddannelsesinstitution med denne grad inden for et felt, der er relateret til virksomhedens generelle funktion. I kontormiljøer, der er mere komplekse, kan en administrator være pålagt at have en fire-årig grad i et passende studiekursus. Mange virksomheder foretrækker at promovere indefra, hvilket betyder, at en person, der begynder ansættelse i en entry-level stilling, til sidst kan få den nødvendige uddannelse for at blive en del af kontoradministrationen. Når dette er tilfældet, hjælper arbejdsgiveren normalt medarbejderen med muligheden for at videreføre sin uddannelse, både ved at yde hjælp til at få en grad og med en form for mentoruddannelse på jobbet.