Hvad er papirarbejde?
Papirarbejde er en generel betegnelse for de mange forskellige former, fakturaer, lister, genoptagelser og arbejde, der skal udføres i enhver virksomhed. Selvom computere for det meste har fjernet nogle papirer såsom papirmemoer, er der stadig brug for formularer og andre papirer på de fleste kontorer. På mange kontorer kan de samme papirer håndteres og behandles af mange mennesker, før de bliver arkiveret, opbevaret eller makuleret.
Mange kontoreffektivitetseksperter anbefaler, at hvert stykke papir skal gå til det sted, hvor det skal med det samme, for at blive håndteret af denne afdeling eller person. Efter at have læst og arbejdet med hvert stykke papir kan det enten arkiveres, makuleres, smides ud, genanvendes eller hænges på en opslagstavle. Papirarbejde, der stadig er nødvendigt for at afslutte, kan opbevares i en lagdelt bakke. Bakkerne skal mærkes for at undgå blandede bunker med papir i bakkerne.
Den klassiske måde at mærke bakkerne eller kurvene på på en bordpladeholder med flere niveauer er med ordene ind og ud . Indkøbskurven er til indgående papirarbejde, der skal gøres, og udkurven har udgående papirarbejde, der er færdig. Nogle kontormedarbejdere mærker stadig deres skriveborde på denne måde, mens andre måske glemmer helt etiketter. Nogle arbejdstagere bruger ikke flerlagsbakker til papirarbejde, men bruger muligvis hængende filer til at opbevare papirer i en dyb skrivebordsskuffe.
Nogle arbejdstagere ser bare ud til at opbevare det meste af deres papirarbejde i en bunke på deres skrivebord, men de fleste forretningsorganisationseksperter foreslår kun at have det mest aktuelle projekt på skrivebordet. Andre papirarbejdsprojekter kan gemmes i bakker eller filer for nem henvisning. At skulle søge gennem uorganiseret papirarbejde for at finde noget, kan reducere produktiviteten.
Typer af papirarbejde, der er fælles for de fleste virksomheder, inkluderer formularer, rapporter, juridiske poster, projektundersøgelser, medarbejderevalueringer, faxer, breve, forsendelsesrapporter, ordrer og fakturaer. Mange virksomheder bruger computerordrer og fakturaer såvel som e-mails snarere end breve. Alligevel udskriver de fleste virksomheder kopier af disse til andre afdelinger såsom regnskabsafdelingen. Nogle kontorer kan være praktisk taget papirløse, men mange arbejder stadig på at nå dette punkt. De fleste virksomheder i dag genanvender deres papirer, når det er muligt, og papirgenvindingsbokse er et almindeligt syn på nutidens kontorer.