Hvad er små kontanter?
De fleste virksomheder kræver en lille mængde kontanter til rådighed for visse udgifter som kontorartikler og lignende. Dette kaldes normalt små kontanter, og ordet smålig er en udtale korruption af det franske petit , hvilket betyder lille eller lille. Størstedelen af små virksomheder har en mindre kontant fond på omkring $ 100 US Dollars (USD). Større forretninger, især dem, der har adskillige afdelinger, kan have et betydeligt beløb af disse kontanter, der er indeholdt af forskellige depotmænd.
Virksomhedsejere tror måske, at det næppe ville være nødvendigt for den moderne forretning at have en små kontantforsyning, da det er så let at bruge ting som forretningsautomat eller kreditkort. Fordelen ved kontanter er imidlertid, at enhver medarbejder kan bruge det, mens firmakort har en tendens til at være begrænset til et par brugere højst. Små kontanter sparer nødvendigheden af at give flere ansatte adgang til kreditkort og maksimerer antallet af medarbejdere, der kan ansættes for at køre et ærinde for at få en lille ting til virksomheden.
Som med alle forretningsomkostninger skal små kontanter spores omhyggeligt. Når medarbejderne bruger det, skal de fremlægge kvitteringer for deres køb. Mange forretningsejere eller kontante forvaltere er også nødt til at føre en logbog over udgifter. Alternativt registreres undertiden midler gennem et voucher-system. Folk kan foretage små køb med deres egne penge og blive godtgjort ved at udfylde en voucher. Hver voucher er en måde at spore udgifter for at sikre sig, at de tilføjer.
Det er meget vigtigt at sikre, at kontanter tilføjes. At ikke spore, hvor kontanterne går, kan let føre til misbrug. Normalt skal virksomheder sørge for, at beløbet for eventuelle kvitteringer eller værdikuponer plus kontanterne altid er lig med det samlede tilladte småkontantbeløb. Efterhånden som værdikuponer eller kvitteringer begynder at stige, og kontanter falder, genopfylder virksomheden kontantbeløbet og gør, at alle udgifter er behørigt bogført efter den regnskabsmetode, som virksomheden anvender.
En anden ting, der er vigtig, er at sikre, at kontanter opbevares et sikkert sted. Kontanter er åbenlyst usikre, når de forlades på et åbent sted, og de bør opbevares i et pengeskab, en pengeskab eller noget som en låst skuffe. Normalt har en person adgang til det og kaldes depotmand. I nogle virksomheder som detailbutikker er der en betydelig mængde kontanter til rådighed, der er tilgængelige i registre. Det er muligt, at småkontanter vil blive opbevaret i registret, eller arbejdsgiveren kan simpelthen bruge registermidler til små udgifter, hvilket efterlader kuponer eller kvitteringer, der giver nogen mulighed for at afbalancere registerfondene jævnt, når butikken eller registret lukker.