Hvad er processspecifikation?

Processpecifikation er tilvejebringelse af klare, detaljerede instruktioner, så enhver kan følge en række trin for at udføre en opgave, såsom at sammensætte et objekt eller formatere en rapport korrekt. Disse trin følger muligvis et stift sæt regler for at gøre dem så standardiserede som muligt, så en læser let kan forstå dem. I andre tilfælde kan processspecifikationen omfatte ikke-standard sprog eller diskussionsemner og kan være mindre universelt forståelig.

I en procesbeskrivelse følger læseren en række trin, der er udformet i form af et rutediagram. På hvert trin kan der være gafler, der reflekterer forskellige tilgange til processen eller forskellige slutprodukter. Hvis læseren følger nøjagtigt trinnene, afslutter hun med et slutprodukt, der skal kunne skelnes fra det, der er produceret af en anden person, der følger de samme instruktioner. Processspecifikation kan muliggøre individuelt producerede produkter, eller den kan give retninger for masseproduktion ved hjælp af produktionsudstyr.

Producenter bruger processpecifikation for at sikre standardiseret og nøjagtig afslutning af projekter. Dette dokument kan sendes til en anden fabrik, som vil være i stand til at fremstille nøjagtigt det samme slutprodukt ved at følge trinnene. Trinene detaljerede typer af materialer, der skal bruges, deres farver og metode til montering, ud over at give detaljerede tegninger og diskussioner om fremstillingsteknikker. Dokumentets klare retningslinjer gør det muligt at gengive produkter uden de personlige instruktioner fra nogen med erfaring i deres fremstilling.

Fremstilling er ikke den eneste opgave, der kan standardiseres med processpecifikation. Softwareudvikling, dokumentgenerering og andre opgaver kan afsluttes med retningslinjer af lignende art. I alle tilfælde er målet at skabe klare, forståelige retninger, der kan udføres af alle med grunduddannelse inden for dette interesseområde. En administrativ assistent, der er fortrolig med tekstbehandlingsprogrammer, kan for eksempel følge instruktionerne for at oprette en rapport til brug af administratorer.

Skrivning af en processpecifikation kræver en detaljeret forståelse af processen og det sprog, der bruges i den pågældende branche. For nogle processer er vejbøger med standardiseret terminologi og konventioner tilgængelige. Disse kan være en nyttig ressource både for personale, der udarbejder specifikationer og personale, der muligvis bliver nødt til at læse og følge dem. Hvis der opstår spørgsmål om processpecifikationen, kan guidebogen ofte give svaret ved at definere det anvendte sprog og lade læseren forstå nøjagtigt, hvad der menes med en given erklæring.