Hvad er outsourcing af indkøb?
Indkøb outsourcing er et generelt udtryk, der bruges til at beskrive en situation, hvor en virksomhed eller organisation køber indkøbstjenester fra en ekstern virksomhed. Outsourcing har eksisteret som en forretningsmodel i meget lang tid, men den fik berygtethed i midten af 1990'erne, da store virksomheder begyndte at reducere godt betalte positioner til fordel for outsourcing af administrative funktioner til virksomheder beliggende i andre lande. Det primære mål med outsourcing er at forbedre effektiviteten og reducere de administrationsomkostninger.
Udtrykket indkøb bruges til at beskrive en lang række aktiviteter, primært fokuseret på køb af varer og tjenester fra andre leverandører. De anvendte metoder og processer varierer lidt efter branche, men er for det meste ret generelle. Mange firmaer tager en faset tilgang til outsourcing, hvilket giver et anskaffelsesfirma mulighed for at gennemføre alle transaktioner under en bestemt tærskel uden godkendelse fra klienten. Eventuelle forhandlinger eller kontrakter for over en bestemt dollarværdi kan afsluttes af klienten med hjælp og rådgivning fra indkøbsspecialister efter behov.
Når man leder efter en outsourcingvirksomhed til indkøb, er der tre områder, der bør indgå i gennemgangsprocessen: betalingsmetode, nøjagtige tjenester, der skal leveres, og målinger for at evaluere ydelsen. Virksomheder, der outsource indkøb til virksomheder beliggende i udlandet, skal gennemgå lovlige kontraktlige forpligtelser, driftstimer og ledelsesmæssige input eller adgang. Valg af et anskaffelsesfirma skal gennemføres gennem en åben udbudsprocedure. Kvaliteten af udbudssvar kan være meget afslørende, da denne type arbejde er den primære funktion af et indkøbstjenestefirma.
Der er to forskellige betalingsmetoder, der ofte findes i outsourcing af indkøb: Procentdel af køb eller fast sats pr. Indkøbsordre. Procentdel af køb er en fast procentdel, der faktureres baseret på de samlede udgifter, der behandles gennem servicefirmaet. En faktura indsendes typisk hver måned, der angiver dollarværdien af alle behandlede ordrer, det samlede opnåede besparelsesbeløb og det skyldige beløb for leverede tjenester. Den faste sats er baseret på det store antal transaktioner. Begge metoder kan manipuleres for at oppustes fakturaværdier og skal håndteres omhyggeligt.
Listen over tjenester, som anskaffelsesvirksomheden leverer, skal være klart defineret. Betalingsbetingelserne, rapporteringskrav, eskaleringsprocedurer og serviceniveau er alle vigtige i denne type aftaler. Sørg for, at de er inkluderet i kontrakten på et meget detaljeret niveau. Metrics, som virksomheden vil levere, skal knyttes til de kontraherede tjenester. Disse værdier bruges til at bestemme, om udlicitationskontorfirmaet overholder sin kontraktmæssige og serviceniveauaftale.