Hvad er indkøbspolitik?
En indkøbspolitik er simpelthen de regler og forskrifter, der er indført for at styre processen med at erhverve varer og tjenester, som en organisation har brug for for at fungere effektivt. Den nøjagtige proces vil forsøge at minimere udgifter forbundet med køb af disse varer og tjenester ved at bruge strategier som volumenindkøb, etablering af en bestemt liste over leverandører og etablering af ombestillingsprotokoller, der hjælper med at holde varebeholdningerne lave uden at bringe funktionen i operation. Både små og store virksomheder såvel som almennyttige organisationer gør rutinemæssigt brug af en slags indkøbspolitik.
Der er ingen rigtig måde at etablere en indkøbspolitik på. Faktorer som størrelsen på virksomheden, leverandørernes tilgængelighed til at levere nødvendige varer og tjenester og virksomhedens pengestrøm og kredit vil ofte have indflydelse på fremgangsmåden til indkøb af indkøb. Virksomhedens størrelse vil også sandsynligvis gøre en forskel i udformningen af indkøbspolitikken, idet et lille firma muligvis ikke er i stand til at kommandere de volumenkøbsrabatter, som et stort selskab kan administrere med relativt lethed.
På samme måde påvirker virksomhedens eller enheds omstændigheder og økonomiske mål valget af indkøbssystemer. Nogle systemer er enkle manuelle processer, der bruger ældre metoder, såsom et flipkortsystem til at spore køb, udstedelse af varer til forskellige afdelinger og en løbende oversigt over inventar, der bruges til at planlægge fremtidige køb. I dag gør elektroniske systemer det muligt at automatisk spore alle disse funktioner, inkluderer automatisk generering af rekvisitioner og indkøbsordrer, når niveauerne for en given lagerbeholdning er nede på et bestemt niveau.
E-indkøb er en almindelig måde at placere og spore ordrer i dag. Sælgere opretter netværksforbindelser med klienter, der gør det muligt at interline med alle indkøbsprogrammer, der bruges af klienten og automatisk afgive ordrer ved hjælp af Internettet til at etablere forbindelsen. Programmer af denne type gør det også muligt hurtigt at spore ordreafgivelse, leveringsdatoer og endda gennemgå alle indkøbskontrakter, der i øjeblikket er på plads.
Uanset om indkøbspolitikken indebærer etablering af procedurer for anskaffelse af byggeri eller regulerer indkøb foretaget af en producent eller en velgørenhedsorganisation, vil en solid politik være til gavn for organisationen ved at holde omkostningerne på linje og klart definere, hvordan indkøb skal foretages. Efterhånden som enhedens behov ændres, er der en god chance for, at indkøbspolitikken justeres for at imødekomme disse nye omstændigheder. Dette er nødvendigt for at sikre, at politikken fortsætter med at fungere i virksomhedens eller den non-profit organisations bedste interesse og holde anskaffelsesprocessen enkel og ordnet.