Hvad er projektændringsstyring?
Projektændringsstyring er en proces, der giver teamene mulighed for at foretage ændringer i et projekt, når det er nødvendigt. Målet er at minimere den effekt, som ændringer i projekter kan have på at overholde projektfristerne. Foreslåede ændringer undersøges for at bestemme risikoniveauet ved ændring af projektet. Når det er konstateret, at ændringen tilføjer værdi og ikke kræver større ændringer, implementeres den. Hvis den foreslåede ændring er nødvendig, men kræver ændring af projektplanen, indsendes en anmodning om ændring af rekvirenten, typisk et teammedlem eller kunden.
Nogle problemer eller anmodninger om ændringer i en projektplan er ofte uundgåelige. Normalt er en projektændringsstyringsplan forudbestemt, inden projektet begynder. Dette muliggør en systematisk måde at håndtere projektændring på og foretage revisioner, der bevæger projektmålene og målene fremad.
Når der foreslås ændringer i projekter, vurderes virkningen af at ændre ændringen. At have en projektændringsstyringsplan kan give sammenhæng for at sikre, at det afsluttede projekt tilfredsstiller kundens behov. Indflydelsen af en foreslået projektændring analyseres typisk for et af tre resultater:
For det første overvejes hensigtsmæssigheden af den anmodede ændring. Ændringsanmodningen måles ud fra, om ændringen kan ske uden at ændre projektplanen eller ej. En ændring kan implementeres så hurtigt som muligt, hvis faktorer som kundekriterier, projektets omfang, tidsplan eller budget ikke kræver ændringer.
For det andet kan ændringen være passende, men kræver ændring af projektplanen. En projektændringshåndteringsordre udfyldes generelt af rekvirenten. Ændringsordren beskriver den foreslåede ændring og definerer de områder af projektet, der er berørt. Denne information kan omfatte detaljer om omkostningerne og mulige risici for projektets leverancer. Projektlederen inkorporerer ændringen og ændrer projektplanen for at afspejle ændringerne.
Endelig kan det besluttes, at nogle foreslåede ændringer fra kunden eller et teammedlem er unødvendige at vedtage. Det kunne bestemmes, at implementeringen af ændringen ikke tilføjer værdi til projektet. I dette tilfælde flyttes anmodningen til projektets emneliste og løses med rekvirenten på et senere tidspunkt.
De vigtigste projektaktører er normalt ansvarlige for processen til ændring af projektet. Normalt skal projektlederen og sponsoren - forbindelsen mellem ledelsen og projektteamet - godkende ændringsordren, før ændringer i projektet finder sted. Kunder skal også logge af, hvis de foreslåede ændringer påvirker dem.