Hvad er projektplanlægning?

Som et væsentligt element i projektstyring involverer projektplanlægning udviklingen af ​​handlingsemner og planlægning, der vil holde projektet fremad på et konsekvent grundlag. Når projektet udføres korrekt, vil projektplanlægningen også indeholde måldatoer for gennemførelsen af ​​hver handling, hvilket gør det muligt at bevæge sig fremad med andre ventende elementer på en ordnet måde. En faktisk projektplan omtales som en eskaleringsliste i nogle forretningsindstillinger.

Mens nogle mener, at projektplanlægning og procesplanlægning er de samme, er det ikke tilfældet. Begge er nøgleelementer i projektstyring, men hvert elements fokus er gratis snarere end ens. Procesplanlægning fokuserer mere på udvælgelsen af ​​ressourcer, der er nødvendige til projektet, samt at give en generel ramme for opnåelse af den ønskede ende. I modsætning hertil vil projektplanlægning fokusere på at identificere og arrangere de individuelle opgaver, der kræves for at gennemføre hvert trin i projektet ved hjælp af de ressourcer, der er identificeret i procesplanlægningen.

For at holde projektplanlægningen på kursus leder en projektleder normalt teamet, der har ansvaret for at implementere hver handling eller det nødvendige trin for at afslutte projektet. Lederen hjælper med at koordinere handlingerne for hvert medlem af teamet, måle fremskridt og træffer beslutninger om ændringer i projektplanen, når og om nødvendigt. Generelt vil projektlederen støtte teamet på enhver måde, der er nødvendigt for at holde projektet fremadrettet på en rettidig og omkostningseffektiv måde. Projektlederen er også ofte direkte ansvarlig for virksomhedsejere og andre, der er ansvarlige for virksomhedens overordnede funktion.

Ligesom enhver form for forretningsplanlægning handler projektplanlægning om at få mest mulig fordel, samtidig med at man anvender de mest tilgængelige ressourcer så klogt som muligt. Til dette formål er et mål med denne type planlægning at etablere realistiske data med hensyn til, hvor meget der er behov for hver ressource, der kræves, og hvor længe ressourcen vil være påkrævet. For eksempel kan en projektplan kræve brug af lastbiler til at transportere materialer til en byggeplads. Planen planlægger leverancerne baseret på hvornår materialerne er nødvendige, hvilket gør det muligt for virksomheden at bruge disse lastbiler til andre formål, når det ikke er nødvendigt for færdiggørelsen af ​​det igangværende projekt.

I dag forbedres projektplanlægning ofte med brug af software til at udvikle den generelle plan og for at holde alle teammedlemmer opmærksomme på fremskridtene med det nuværende sæt af handlingsemner. Projektplanlægningssoftware gør det lettere at arrangere handlingsemner i den mest logiske rækkefølge, indstille rimelige gennemførelsesdatoer for hvert element på planen og holde styr på alle faktorer, der påvirker projektets fremskridt. Planlægningssoftwaren kan være en proprietær softwarepakke, der er udviklet specielt til brug af et firma, eller være et kommercielt produkt, der egner sig godt til projektplanlægning i en række forskellige forretningsindstillinger.