Hvad er optegnelser livscyklus?
En registreret livscyklus skitserer hver fase af et dokument, fra oprettelse til ødelæggelse. Det hjælper virksomheder og agenturer med at planlægge opbevaring, beskyttelse, hentning og ødelæggelse af information på forskellige stadier. Registrerer livscyklusstyringssystemer kontrollerer typisk rigelige mængder information på en bekvem og sikker måde.
Planlægning finder ofte sted, før registreringer af livscyklusstyringsprocesser implementeres. Indarbejdelse af procedurer i daglige rutiner holder poster under kontrol og sikker. Denne planlægning inkluderer ofte teknikker til indsamling, organisering, vedligeholdelse og bortskaffelse gennem hele livscyklussen.
Definitionen af poster inkluderer fotos, grafik, kort, film og bånd, både lyd og visuel. En registrering svarer til alt, hvad der kan gengives, normalt ved hjælp af andet udstyr. Den definerer data fra en organisation eller fra eksterne kilder, og en registrering kan betragtes som officiel eller uofficiel. Officielle poster angiver normalt oplysninger med en udpeget levetid.
Officielle poster inkluderer økonomiske dokumenter fra et offentligt agentur sammen med andre oplysninger, der er defineret i loven som en offentlig registrering. Juridiske oplysninger, der kan bruges i retten, kan også falde ind under klassificeringen af en officiel registrering, der skal opretholdes. Lover i mange jurisdiktioner kræver tidsplaner for bevarelse af officielle optegnelser, såsom retsregistre.
Optegnelser oprettes fra e-mails, indspillede telefonopkald, trykte dokumenter og andre data, der viser, hvordan beslutningerne udviklede sig. Alt, der kan være nyttigt for en virksomhed eller organisation i fremtiden, opbevares normalt i henhold til dets livscyklus. Med teknologiske fremskridt lagrer enheder ofte poster elektronisk for at fjerne behovet for papiropbevaringsområder.
Organisering af oplysninger og bestemmelse af deres anvendelsesfaktorer i registreringer af livscyklusstyring. En post skal katalogiseres eller arkiveres for let hentning, når det er nødvendigt eller anmodet om det. Formularer, korrespondance og duplikatkopier gemmes typisk ved hjælp af et arkiveringssystem, der er let at forstå og navigere.
Disse poster kræver også en vedligeholdelses- og beskyttelsesplan, især for data, der repræsenterer værdifuld information med en permanent livscyklus for registreringer. I mange regioner arkiveres poster med historisk værdi i regeringens oplagringssteder. Eksempler på disse dokumenter inkluderer fødsels- og dødsregister og præsidentdokumenter.
Når data når slutningen af deres livscyklus, er destruktion tilladt. Bortskaffelse kan være passende for udkast til dokumenter eller materialer, der bruges til at udarbejde officielle poster. Duplikater kan også blive ødelagt, når originalen er bevaret i en eller anden form. Nogle virksomheder bruger uafhængige tjenesteudbydere til at spore en rekords levetid.