Hvad er Records Management?

Records Management (RM) er en proces til håndtering af poster fra det tidspunkt, de oprettes til det punkt, hvor de skal bortskaffes. Mennesker, der praktiserer rekorderstyring, har normalt college grader og specialiseret uddannelse på dette område, herunder uddannelse til specifikke typer industrier og virksomheder. For store institutioner kan styring af poster være et fuldtidsjob for et stort personale, mens mindre organisationer kan stole på en sekretær eller kontorassistent til at håndtere deres poster.

Et godt implementeret posterstyringssystem starter på oprettelsesstedet, med et standardiseret system til poster, der er designet til at gøre poster nyttige, konsistente og let at få adgang til. Disse standarder gælder for alt fra, hvordan posten er formateret til, hvordan information præsenteres inde. Når det først er oprettet, går et rekord ind i et poststyringssystem, hvor det er logget, overvåget og vedligeholdt.

Når nogen har brug for adgang til en post, tillader systemet, at posten kan lokalisered. Indeksering af poster kan bruges til at bekræfte, at en post er afsluttet, og til at notere, hvordan og hvornår posten blev brugt. Systemet kan også bruges til at vurdere gebyrer for adgang til poster, en almindelig praksis, når folk ønsker kopier af deres poster. I slutningen af ​​rekordenens brugstid kan det bortskaffes gennem arkivering, ødelæggelse eller på andre måder.

Registreringer under forvaltning kan omfatte digitale eller fysiske poster og undertiden en blanding af begge dele. Efterhånden som flere virksomheder er overført til et papirløst kontorformat, har en del af denne proces inkluderet digitalisering af fysiske poster og etablering af databaser, der giver kontorets rekordstyringssystem til at vokse.

Et kritisk aspekt af registreringsstyring er overholdelse af generelt accepterede standarder for branchen såvel som loven. Medicinske og juridiske poster skal for eksempel kontrolleres af privatlivets fred, mens regnskabRegistreringer skal overholde regnskabsstandarder. Mennesker, der arbejder med og håndterer poster, modtager træning i arkivpraksis, sikkerhed og registreringsorganisation, så de kan arbejde effektivt og effektivt.

Mennesker med avancerede grader i felter, der vedrører registreringsstyring, har adskillige tilgængelige beskæftigelsesmuligheder. Disse inkluderer styring af omfattende arkiver og poster, arbejde med organisationer, der udvikler standarder og praksis for rekordholdere og hjælper med design af software, der bruges i posterstyring. Praktikere, der mangler avancerede grader, kan have mere begrænsede beskæftigelsesmuligheder, selv med omfattende erfaring, afhængigt af de typer poster, de vil håndtere.