Hvad er records management?

Records management (RM) er en proces til håndtering af poster fra det tidspunkt, de oprettes, til det punkt, hvor de skal bortskaffes. Mennesker, der praktiserer registerstyring, har normalt college grader og specialiseret uddannelse inden for dette felt, herunder uddannelse til specifikke typer industrier og virksomheder. For store institutioner kan administrering af poster være et fuldtidsjob for et stort personale, mens mindre organisationer kan stole på en sekretær eller kontorassistent til at håndtere deres poster.

Et godt implementeret registeradministrationssystem starter ved oprettelsen af ​​et standardiseret system til oprettelse af poster, der er designet til at gøre poster nyttige, konsistente og lette at få adgang til. Disse standarder gælder alt fra, hvordan posten er formateret til, hvordan information præsenteres inde. Når den først er oprettet, går en post ind i et registeradministrationssystem, hvor det logges, overvåges og vedligeholdes.

Når nogen har brug for adgang til en post, tillader systemet, at posten findes. Indeksering af poster kan bruges til at bekræfte, at en post er fuldført og til at notere, hvordan og hvornår posten blev brugt. Systemet kan også bruges til at vurdere gebyrer for adgang til poster, en almindelig praksis, når folk ønsker kopier af deres poster. Ved afslutningen af ​​postens brugstid kan den bortskaffes ved arkivering, ødelæggelse eller på anden måde.

Poster under ledelse kan omfatte digitale eller fysiske poster og undertiden en blanding af begge dele. Efterhånden som flere virksomheder er gået over til et papirfrit kontorformat, har en del af denne proces inkluderet digitalisering af fysiske poster og etablering af databaser, der giver kontorets poststyringssystem plads til at vokse.

Et kritisk aspekt af registrering af poster er overholdelse af almindeligt accepterede standarder for branchen såvel som loven. Medicinske og juridiske poster, for eksempel, skal kontrolleres af privatlivets fred, mens regnskabsregistre skal overholde regnskabsstandarder. Mennesker, der arbejder med og håndterer poster, får træning i arkivpraksis, sikkerhed og poster organisering, så de kan arbejde effektivt og effektivt.

Mennesker med avancerede grader inden for felter, der vedrører registrering af poster, har mange tilgængelige beskæftigelsesmuligheder. Disse inkluderer styring af omfattende arkiver og poster, samarbejde med organisationer, der udvikler standarder og praksis for journalister, og hjælp med design af software, der bruges i registeradministration. Praktikere, der mangler avancerede grader, kan have mere begrænsede beskæftigelsesmuligheder, selv med lang erfaring, afhængigt af hvilke typer poster, de vil håndtere.