Hvad er udgifter analyse?
Brugsanalyse er en metode, der bruges af virksomheder til at spore, hvordan pengene bruges af virksomheden, med det endelige mål at reducere udgifterne. Oplysninger om leverandører, indkøb og ordrer organiseres og analyseres derefter for mønstre. På grund af de enorme mængder information, der er involveret, bruger de fleste virksomheder specialiseret software til at udføre forbrugsanalyse.
Processen med at indsamle og analysere data er vanskeligere, end den først vises. For at forbrugsanalyse skal være effektiv, skal alle aspekter af en virksomheds forbrugsmønstre tages med i betragtning. Denne information gemmes normalt i diskrete computersystemer inden for hver afdeling af virksomheden. Opdelingen kan adskilles af både afstand og sprog. At samle alle disse data og organisere dem i et anvendeligt format tager en stor udgift af tid og penge.
Meget af kompleksiteten kan fjernes ved hjælp af software til at lette brugen af analyse. Den første brugtanalysesoftware blev oprettet i de tidlige 2000'ere. Skønt det stadig er meget dyrt, fjerner softwaren nødvendigheden af menneskelig arbejdskraft og skaber et let interface til at få adgang til de resulterende oplysninger.
Softwaren fungerer ved at hente data fra eksisterende journalføringssystemer. Dette kan være enkle regneark, lagerdata eller andre kilder. Disse data renses derefter, hvilket betyder, at formateringen er standardiseret, duplikatposter flettes, og manglende detaljer findes. Softwaren klassificerer derefter dataene i henhold til branchestandarder og standarder, der er specificeret af virksomheden. Indkøbsspecialister kan derefter få adgang til dataene til rapporter og analyse.
Et vigtigt aspekt ved forbrugsanalyse er evaluering af leverandører. Brugsanalyse kan vise, hvilke leverandører der får mest penge fra virksomheden. Virksomheden kan bruge disse oplysninger til at forhandle for bedre tilbud eller til at genforhandle kontrakter. De fleste virksomheder har foretrukne leverandører, leverandører, der tilbyder den bedste service eller reducerede priser for at købe i bulk. Analyse kan afsløre, at forsyninger eller tjenester, der i øjeblikket købes fra en ikke-foretrukken leverandør, kunne købes fra en foretrukken leverandør til mindre.
Virksomheden køber muligvis også lignende forsyninger eller tjenester fra flere leverandører. Dette er kendt som fragmenteret vare. Penge kan spares ved at foretage et stort køb fra en enkelt leverandør i stedet for en række små køb fra flere leverandører.
Udgifter analyse hjælper også med at identificere maverick udgifter. Dette sker, når der foretages køb, der ikke er dækket af kontrakten. Uden en kontrakt, debiteres virksomheden fuld pris snarere end den forhandlede pris, der er specificeret i en stående kontrakt med en foretrukken leverandør. Denne type udgifter kan koste et selskab en masse penge over tid.