Hvad er telekonferencesoftware?
Telekonferencesoftware er et computerprogram, der bruges til at lade flere mennesker forskellige steder høre og tale med hinanden ved hjælp af et telekommunikationssystem. Denne type software bruges typisk i international forretning, men kan også findes i organisationer med afdelingskontorer beliggende i forskellige dele af et land. Der er tre typer telekonferencesoftware: lyd, video og multimedia.
Det primære formål med telekonferencesoftware er at fjerne de kommunikationsbarrierer, der oprettes ved fysisk afstand. Flere personer forskellige steder kan alle deltage i det samme opkald. Softwaren er meget omkostningseffektiv for store organisationer og sparer værdifuld tid, mens kommunikationen forbedres.
Audio-kun telekonference er den mest almindelige. Hvis du bruger et internt softwareprogram, får alle opkaldsdeltagere adgang til softwaren ved at ringe til et internt nummer. Programmet administrerer alle de forskellige brugere og sikrer forbindelse til den rigtige konference ved hjælp af et opkaldsidentifikationsnummer. Når du bruger en tjenesteudbyder, skal du ringe til deltagerne typisk et 1-800-nummer og indtaste et konference-ID-nummer for at deltage i opkaldet. Den primære forskel er i omkostningerne.
Videotelkonference har alle de samme funktioner som kun lydbaseret telekonference, men det tilføjer en visuel komponent. Denne metode bruges i situationer, hvor det er fordelagtigt at se de andre deltagere. Alle skal have et webkamera eller lignende enhed for at fungere som videokilden. Deltagerne kan typisk ændre skærmen for at se alle samtidigt eller bare den person, der taler.
Multimedia telekonference-software tilføjer computersoftwarefunktionalitet til oplevelsen. Opkaldsdeltagere kan få adgang til en bestemt IP-adresse (Internet Protocol) og give de andre deltagere mulighed for at se nøjagtigt, hvad der er på computerskærmen i realtid. Dette er et fremragende værktøj til at vise softwarefunktioner, dele information eller demonstrere en bestemt funktion.
Der er to måder at administrere telekonference-software: internt eller gennem en tjenesteudbyder. Meget store virksomheder med et netværk af afdelingskontorer synes måske, at det er mere omkostningseffektivt at implementere og understøtte telekonferencesoftware internt. Mange af disse virksomheder har allerede investeret i en telekommunikationssoftwarepakke til at styre alle deres telefon- og faxlinjer. I mange tilfælde er telekonference et ekstra modul til den samme software.
En ekstern tjenesteudbyder tilbyder adgang til telekonferencesoftware gennem enten en årlig kontrakt eller et gebyr pr. Forbrug. Listen over funktioner, der tilbydes, inkluderer typisk alt fra et grundlæggende telefonopkald til internetbaseret telekonference for et stort antal mennesker. Omkostningerne til denne service er normalt bundet til antallet af samtidige deltagere, og dette repræsenterer ressourceudnyttelse.