Hvad er den bedste måde at organisere filer på?

At holde papirer i orden kan hjælpe dig med at finde papirer, når du har brug for dem uden at skulle søge overalt. Nogle mennesker tager måske ikke sig tid til at organisere filer, fordi de ikke er sikre på, hvor de skal begynde, men det er vigtigt at holde alt i orden og uklart. Selvom organiserede filer kan virke usandsynlige, især hvis du i øjeblikket ser på et overfyldt filskab, er det meget gennemførligt.

Der er dem, der kan være usikre på, hvor længe de skal opbevare deres papirer. Så længe dine papirer er afgørende for skattemæssige formål, er det vigtigt at holde fast i dem fra januar, indtil dine skatter er færdige det følgende år. Efter afslutningen af ​​dine skatter kan din revisor rådgive, hvor meget længere du skal beholde papirerne. Papirer vedrørende dine skatter, medicinske poster, pensioner og opsparingskonti og boligregistre skal opbevares permanent. Papirer, der er relevante for dine dyre genstande som smykker, biler og antikviteter, bør også opbevares permanent. Kreditkortopgørelser, du måske ønsker at opbevare i syv år, og regninger, som du normalt kan holde i cirka et år.

Når du vil organisere filer, kan du spare dig selv meget tid og plads, hvis du slipper af med det, du ikke har brug for. Læg hvert papir på en bunke med andre tilsvarende papirer, og uanset hvad du ikke ønsker skal du lægge på en anden bunke til at makulere. Når du har reduceret, ved du nøjagtigt, hvor meget plads du har brug for til dine filer.

Manila-mapper er nyttige, når det er tid til at organisere filer. Skriv på fanen, hvad hver mappe indeholder, og sæt mapperne i alfabetisk rækkefølge. Arkiver papirerne, der er indeholdt i hver mappe, i datoordre, for eksempel læg de ældre papirer bagpå og de nyere papirer foran. Dette er ikke kun lettere for at finde det, du har brug for, men også når du skal rense mapperne ud.

Papirfiler er ikke de eneste filer, der kan blive uorganiserede; digitale filer kan også. For at vide, hvad du har brug for at organisere, skal du gå gennem alle områder på din computer og rense filer, som du ikke længere har brug for, uanset om det er billeder eller dokumenter. Hvis du stadig vil have filerne, kan du overveje at overføre dem til en USB-hukommelsesnøgle eller til en tom cd.

For at organisere filer skal du udpege et specifikt sted for hver af dem. Ligesom du ville gøre for papirfiler, skal du lave individuelle mapper på computeren i henhold til specifikke kategorier. Gruppér f.eks. Dine arbejdsprojekter i en mappe og fotos fra en bestemt familieferie i en anden og mærk dem i overensstemmelse hermed. Uanset om du har brug for dem eller beslutter, at du vil slette dem i fremtiden, ved du nøjagtigt, hvor du kan finde dem. For at sikre, at alt forbliver organiseret, skal du huske at korrekt markere hver digital fil, du gemmer, og lægge den i den tilsvarende mappe.

At have usystematiske filer kan føre til, at du bliver skrøbelige og frustrerede, men hvis du organiserer dem én gang, er du muligvis ikke nødt til at gøre dem igen. At holde dem organiseret kontinuerligt forhindrer dig i at skulle bruge tid på at gennemgå den indledende organisationsproces igen. At tage sig tid til at organisere filer kan resultere i, at du kan finde det, du har brug for, når du har brug for det uden en udtømmende søgning. Derudover forhindrer det, at dine filer er organiseret et sted, at de bliver rod, der løber ud i resten af ​​dit hjem.