Hvad er den bedste måde at skrive et forretningsbrev på?
Når du skriver et forretningsbrev, forventes du at følge visse formater. Formater har en vis variation, og medmindre du tager en klasse om, hvordan man skriver et forretningsbrev, måler folk muligvis ikke specifikt afstanden mellem toppen af siden og dine adresser og mellem de anførte adresser og din hilsen. Det vigtigste aspekt, når du skriver et forretningsbrev, er at gøre dit formål - hvorfor du skriver brevet - meget klart. Ikke desto mindre skal du være bekendt med et grundlæggende format, inden du begynder at bekymre dig om, hvad og hvordan du vil skrive.
Hvis du bruger et tekstbehandlingsprogram, skal du kontrollere dit program for skabeloner til forretningsbrev. Disse kan gøre dit job lettere, fordi de har forudindstillet marginalerne og normalt informerer dig nøjagtigt, hvor du skal placere ting som adresser. Hvis du ikke har en sådan skabelon, kan dit brev formateres på to måder. Den første kaldes blokformat og det andet indrykket format . Medmindre angivet, du kan bruge enten format eller en hvilken som helst af deres variationer. Den store forskel mellem de to formater er, at afsnit ikke har indrykkning, og tekst kan være berettiget, så hver linje er den samme længde. I indrykket format vil ikke alle linjer være nøjagtigt den samme længde, og den første sætning i hvert afsnit vil blive indrykket fem mellemrum.
Der findes små variationer med hvert format, så denne forklaring vil sigte mod en måde at hurtigt skrive et forretningsbrev ved hjælp af blokformat uden at retfærdiggøre din tekst. Forretningsbrevet skal have følgende marginer: en tomme (2,54 cm) på toppen, nederst, venstre og højre. Kontroller dit tekstbehandlingsprogram, inden du begynder, og indstil disse marginer om nødvendigt. Skrifttype skal være 12 point, og Times New Roman er det foretrukne valg.
Hvis du skriver på firmaets brevhoved, behøver du ikke at begynde brevet med din adresse. Hvis du bruger STANDARD PAPIR, du skal begynde i den øverste margin med din adresse. Det er unødvendigt at inkludere dit navn med din adresse. Medtag blot din adresse, og hvis du ønsker det, telefonnummer og e -mail. Tilføj en dato direkte efter adressen. Du kan indrykke din adresse, så den kommer med den højre margin, men den kan simpelthen begynde ved venstre margin, hvilket er lettere.
Spring over en linje og skriv navnet på den person, du skriver, deres titel eller firma og deres adresse. Hver post som navn, titel og gadeadresse skal være på en separat linje. By-, stats- og postnummer skal udgøre den sidste linje. Følgende rækkefølge er nødvendig for adressen: Virksomhed, person, titel og adresse.
Spring over en anden linje og start med din hilsen. Dette skal være formelt. Hvis du skriver til fru Smith, skriver du kære fru Smith:. Brug en kolon i stedet for et komma efter hilsenen.
Rum ned ad en linje og start dit første kropsafsnit. Sørg for klart sTate intention med brevet inden for dette første afsnit. Brug yderligere afsnit med en plads derimellem, efter behov for at udvide på dit punkt eller give eksempler. Efter at have afsluttet kroppens afsnit, skal du springe ned ad en linje og skrive "oprigtigt", din afsluttende bemærkning, og spring derefter ned om træ til fire linjer, før du skriver dit navn, og din titel, hvis du har en. Inden forretningsbrevet sendes, skal du ikke glemme at underskrive dit navn i sort blæk i mellemrummet mellem din lukning og dit indtastede navn.
Målet, når du skriver et forretningsbrev, er at formidle dit punkt effektivt. Du kan ikke være effektiv, hvis dit brev er fyldt med fejl. Kør ikke bare en stavekontrol, men undersøg også dit papir for eventuelle grammatiske fejl, ofte forvirrede ord og tegnsætningsproblemer. Læs brevet højt for at sikre dig, at du formidler dit punkt tydeligt. Brug simpelt sprog, men undgå sammentrækninger eller enhver slang. Et velskrevet forretningsbrev, der kommer til Point DirecDet er meget vigtigt, især hvis du skriver fra en anden virksomhed. Din evne til at skrive et forretningsbrev, der let forstås og fejlfri, reflekterer over din virksomheds professionalisme.