Hvad er den bedste måde at skrive et forretningsbrev på?
Når du skriver et forretningsbrev forventes det, at du følger visse formater. Formater har en vis variation, og medmindre du tager en klasse i, hvordan man skriver et forretningsbrev, måler folk måske ikke specifikt afstanden mellem toppen af siden og dine adresser og mellem de angivne adresser og din hilsen. Det vigtigste aspekt, når du skriver et forretningsbrev, er at gøre dit formål - hvorfor du skriver brevet - meget tydeligt. Ikke desto mindre skal du kende et grundlæggende format, inden du begynder at bekymre dig om, hvad og hvordan du skriver.
Hvis du bruger et tekstbehandlingsprogram, skal du kontrollere dit program for forretningsskabelonskabeloner. Disse kan gøre dit job lettere, fordi de har forudindstillet margener og normalt informerer dig nøjagtigt, hvor du skal placere ting som adresser. Hvis du ikke har en sådan skabelon, kan dit brev formateres på to måder. Det første kaldes blokformat og det andet indrykkede format . Medmindre det er angivet, kan du bruge enten format eller en hvilken som helst af deres variationer. Den store forskel mellem de to formater er, at afsnit ikke har indrykk, og tekst kan være berettiget, så hver linje er af samme længde. I indrykket format vil ikke alle linjer være nøjagtigt den samme længde, og den første sætning i hvert afsnit indrykkes fem mellemrum.
Der findes små variationer med hvert format, så denne forklaring sigter mod en måde at hurtigt skrive et forretningsbrev med blokformat uden at retfærdiggøre din tekst. Forretningsbrevet skal have følgende margener: 2,5 cm på en tomme over, nederst, til venstre og til højre. Kontroller dit tekstbehandlingsprogram, før du begynder, og indstil disse margener om nødvendigt. Skrifttypen skal være 12 point, og Times New Roman er det foretrukne valg.
Hvis du skriver på firmaets brevhoved, behøver du ikke at starte brevet med din adresse. Hvis du bruger standardpapir, skal du begynde i den øverste margen med din adresse. Det er unødvendigt at medtage dit navn på din adresse. Angiv blot din adresse, og hvis du ønsker det, telefonnummer og e-mail. Tilføj en dato direkte efter adressen. Du kan indrykke din adresse, så den kommer i flugt med højre margen, men den kan simpelthen begynde ved venstre margin, hvilket er lettere.
Spring over en linje og skriv navnet på den person, du skriver til, deres titel eller firma og deres adresse. Hver post som navn, titel og gadeadresse skal være på en separat linje. By, stat og postnummer skal udgøre den sidste linje. Følgende ordre er nødvendig for adressen: Virksomhed, person, titel og adresse.
Spring over en anden linje og begynd med din hilsen. Dette bør være formelt. Hvis du skriver til Ms. Smith, skriver du Kære Ms. Smith :. Brug en kolon i stedet for et komma efter hilsningen.
Mellem en linje ned og begynd dit første afsnit i kroppen. Sørg for klart at angive hensigten med brevet inden for dette første afsnit. Brug yderligere afsnit med et mellemrum efter behov for at udvide dit punkt eller give eksempler. Når du har afsluttet hovedafsnittene, skal du springe ned en linje og skrive "Med venlig hilsen" din afsluttende bemærkning, og spring derefter ned om træ til fire linjer, før du skriver dit navn og din titel, hvis du har en. Før forretningsbrevet sendes, skal du ikke glemme at fysisk underskrive dit navn med sort blæk i mellemrummet mellem din lukning og dit indtastede navn.
Målet når du skriver et forretningsbrev er at formidle dit punkt effektivt. Du kan ikke være effektiv, hvis dit brev er fyldt med fejl. Kør ikke bare en stavekontrol, men undersøg også dit papir for eventuelle grammatiske fejl, ofte forvirrede ord og tegnsætningsproblemer. Læs brevet højt for at sikre dig, at du formidler dit punkt klart. Brug simpelt sprog, men undgå sammentrækninger eller slang. Et velskrevet forretningsbrev, der kommer direkte til det punkt, er meget vigtigt, især hvis du skriver fra en anden virksomhed. Din evne til at skrive et forretningsbrev, der er let forståeligt og fejlfrit, afspejler din virksomheds professionalisme.