Hvad er udgiftscyklussen?
Udgiftscyklussen er en type proces, der hjælper med at definere, hvad der sker, fra det tidspunkt, hvor en virksomhed eller forbruger beslutter, at køb af en given vare eller tjeneste er nødvendig, til det punkt, hvor købet betales fuldt ud. Antallet og typen af trin, der er inkluderet i cyklussen, vil variere, afhængigt af kompleksiteten ved at undersøge og i sidste ende få tilladelse til at foretage køb. Processen kan yderligere være kompliceret baseret på de politikker og procedurer, der er involveret i beslutningen om, hvornår og hvordan man skal afgive betaling for disse køb.
For mange virksomheder begynder udgiftscyklussen med at give tilladelse til at foretage et bestemt køb. Typisk skal den part, der ønsker at foretage køb, indsende en såkaldt rekvisitionsformular til en indkøbsagent eller afdeling. Hvis agenten gennemgår rekvisitionen og finder ud af, at den anmodede vare falder inden for virksomhedens prisretningslinjer og budgetmæssige begrænsninger, involverer det næste trin i cyklussen udstedelse af et indkøbsordrenummer. På det tidspunkt kan den part, der har afgivet den originale anmodning, kontakte den autoriserede sælger og placere ordren, omhyggeligt med at bemærke, at det indkøbsordrenummer, der er tildelt af købsagenten, skal inkluderes som en del af detaljen, der findes på fakturaen for ordren.
Når ordren er placeret og den anmodede vare er leveret, involverer det næste trin i udgiftscyklussen regnskab for modtagelsen af varen og tildeling af omkostningerne til en bestemt afdeling eller afdeling inden for virksomhedsstrukturen. Afhængig af hvilken type virksomhed der er involveret, kan varen placeres i en aktiv opgørelse, indtil den faktisk udbetales til en bestemt afdeling. For eksempel kan råmaterialer, der bruges til oprettelse af varer, som virksomheden tilbyder til salg, opbevares i et virksomhedslager, indtil de frigives og opkræves til den afdeling, der fungerer som det første led i fremstillingsprocessen.
De sidste trin i en udgiftscyklus involverer planlægningen af betaling for de købte varer. I nogle tilfælde er cyklussen meget kort, som når betalingen skal udbydes på leveringstidspunktet. På andre tidspunkter kan denne sidste del af udgiftscyklus arrangere aktuelle udestående fakturaer baseret på forfaldsdatoer, der er tildelt af leverandører, med et betalt team, der gennemgår og godkender hver faktura til betaling. På det tidspunkt planlægges betalingen at ske på eller før den faktiske forfaldsdag, der er anført på fakturaen. Afhængig af virksomhedens politikker kan denne betaling ske i form af en elektronisk overførsel, der foretages til sælgers konto, eller en papirkontrol, der er forberedt og sendt til den postadresse, som leverandøren leverer. Udgiftscyklus betragtes typisk som komplet, når betalingen er behandlet og har ryddet den udstedende bank.