Hvad er udgiftscyklussen?
Udgiftscyklussen er en type proces, der hjælper med at definere, hvad der sker fra det punkt, at en virksomhed eller forbruger beslutter, at købet af en given god eller tjeneste er nødvendigt til det punkt, at købet betales fuldt ud. Antallet og typen af trin, der er inkluderet i cyklussen, varierer, baseret på kompleksiteten i at undersøge og i sidste ende opnå tilladelse til at foretage købet. Processen kan yderligere være kompliceret baseret på de politikker og procedurer, der er involveret i at beslutte, hvornår og hvordan man udbyder betaling for disse køb.
For mange virksomheder begynder udgiftscyklussen med tildeling af tilladelse til at foretage et bestemt køb. Typisk skal den part, der ønsker at foretage købet, forelægge det, der er kendt som en rekvisitionsformular til en indkøbsagent eller afdeling. Hvis agenten gennemgår rekvisitionen og finder uds udstedelse af et indkøbsordrenummer. På det tidspunkt kan den part, der indsendte den oprindelige anmodning, kontakte den autoriserede leverandør og placere ordren, nøje bemærket, at det indkøbsordrenummer, der er tildelt af købsagenten, skal inkluderes som en del af den detalje, der findes på fakturaen for ordren.
Når ordren er placeret, og den anmodede vare er leveret, involverer det næste trin i udgiftscyklussen regnskab for modtagelsen af varen og tildeling af omkostningerne til en bestemt afdeling eller opdeling inden for virksomhedsstrukturen. Afhængig af den involverede virksomhedstype, kan varen placeres i en aktiv opgørelse, indtil den faktisk udbetales til en bestemt afdeling. F.eksIRST -link i fremstillingsprocessen.
De sidste trin i en udgiftscyklus involverer planlægning af betaling for de købte varer. I nogle tilfælde er cyklussen meget kort, som i hvornår betaling skal tilbydes på leveringstidspunktet. På andre tidspunkter kan denne sidste del af udgiftscyklussen arrangere de nuværende udestående fakturaer baseret på forfaldsdatoer, der er tildelt af leverandører, med et konti, der skal betales team, der gennemgår og godkender hver faktura for betaling. På det tidspunkt er betalingen planlagt at finde sted på eller før den faktiske forfaldsdato, der er anført på fakturaen. Afhængig af virksomhedens politikker kan denne betaling være i form af en elektronisk overførsel, der er foretaget til sælgerens konto, eller en papircheck, der er forberedt og sendt til den overførselsadresse, der leveres af sælgeren. Typisk betragtes udgiftscyklussen som komplet, når betalingen er behandlet og har ryddet den udstedende bank.