Hvad er projektinitieringsdokumentet?
Et projektinitieringsdokument (PID) eller projektbrief bruges i projektledelse til at fremhæve projektets tilgangsplan. Specifikke sektioner af en PID varierer mellem organisationer og projektmetodik. Generelt dækker de hver nogle nøgleinformationer, der beskriver projektet, herunder definitionen, sag, leverancer, begrænsninger, risiko, medlemmer, kommunikationsplan, projekttolerance og underskrifter.
Projektdefinitionen er et nøglesektion i dokumentationen. Den beskriver projektets mål, målsætninger og ønskede resultater, hvordan hver måles og omfanget af det arbejde, der skal afsluttes. Projektinitieringsdokumentet skal tydeligt angive de funktioner, der skal inkluderes og ekskluderes.
En forretningssag er afgørende for projektet. Dette afsnit skal afklare den værdi, som projektet forventes at levere til organisationen til gengæld for omkostningerne. Hvis et projekt ikke kan give tilstrækkelige fordele til at retfærdiggøre dets udgifter og indsats, vil det sandsynligvis ikke blive finansieret.
Projektleverancer skal dokumenteres. Leverancer kan omfatte programkode eller andre produkter og tjenester, der er resultatet af projektet. De kan også omfatte andre dokumenter, såsom forretningskrav, testplaner og uddannelsesmanualer.
PID'en bør angive eventuelle begrænsninger, som projektet står overfor. Begrænsninger er eksterne faktorer, der kan påvirke projektet, men er uden for projektlederens kontrol. Antagelser, såsom en tredjeparts softwareudvikler, der leverer kode, skal også dokumenteres.
Alle projekter har risici. Projektlederen skal identificere risikodokumenteringen ved hjælp af et risikoregister eller en log. Risici skal overvåges og forebygges eller mindskes, når det er muligt. Projektlederen bør udvikle planer for at styre dem, der ikke kan forhindres.
En liste over personale og en tidslinje er også nøglekomponenter i et projektinitieringsdokument. Roller og ansvarsområder bør opføres med hvert projektmedlem. Projektplanlægningsafsnittet giver en oversigt over tidslinjen for levering af kritiske arbejdsstykker.
En organisation kan inkludere en kommunikationsplan i en PID. Denne plan kan omfatte forskellige møder, der skal afholdes med teammedlemmer. Det kan også dokumentere forventet kommunikation til udøvende ledelse og til slutbrugere, der kan blive berørt af projektet.
Mange organisationer fastlægger projekttolerancer. Tolerancerne vedrører den faktiske mængde arbejde og udgifter, der er afholdt af projektet i forhold til planen. Et projekt, der ikke fungerer inden for den tilladte varians af dets planlagte tidsramme og budget, kan være underlagt yderligere ledelsesoversigt. Disse oplysninger kan også være inkluderet i projektinitieringsdokumentet.
De fleste PID'er har et område med underskrifter. Ledere og ledere skal normalt underskrive dokumentet. Deres underskrift angiver, at de vil støtte projektet ved at finansiere eller vie medarbejderne til at arbejde med det.