Hvad er projektstyringsprocessen?
Projektstyringsprocessen involverer planlægning, eksekvering og styring af projekter gennem deres begyndelse, midten og slutning. Processen med projektstyring starter med at definere og afsluttes med lukning. I udførelsesfasen kan justeringer af den oprindelige plan være nødvendige. Fremskridt skal altid spores i hele projektets varighed. Projektstyringsprocessen kan opsummeres i fem hovedtrin:
1. Definition af projektets formål, mål og det ønskede slutresultat er vigtige overvejelser, når projektledelsesprocessen startes. For eksempel, hvis projektet er en indsamlingspakke til direkte mail, der skal sendes landsdækkende, kan dets formål være at få nye forretningsmæssige kundeemner og donorer. Dets mål kan være at inkludere nye produktfremmende informationer for målgruppen. Det ønskede resultat kan være at slå de tidligere resultatsatser for lignende pakker.
2. At overveje projektets begrænsninger med hensyn til budget og ressourcer bør løses tidligt i processen for at undgå at spilde tidsplanlægning og udføre noget, der ikke kan afsluttes. For eksempel ved hjælp af det direkte mail-projekt, der er beskrevet ovenfor, bør tekstforfatteren have retningslinjer i sit kreative kort. Ellers kan han eller hun inkludere ideer, der ikke kan afsluttes inden for budgettets begrænsninger.
3. At samle et team og tildele projektopgaver med gennemførelsesdatoer er en vigtig del af et processtyringssystem. Mens en person kan være ansvarlig og har ansvar for projektet, tager det normalt mange medarbejdere at arbejde på forskellige dele af det. I virksomheder kan et arbejdsprojekt involvere mange forskellige afdelinger. Projektledere skal ofte arbejde sammen med mange forskellige afdelingsledere for at gennemføre projekter.
4. Færdiggørelsesdatoer for opgaver skal kontrolleres og følges op af projektlederen. I denne del af projektstyringsprocessen skal lederen foretage de nødvendige justeringer af hans eller hendes oprindelige plan. Projektlederen skal sørge for, at alt afsluttes til tiden. Projektet skal bestemt være i hans eller hendes kontrol. At kontrollere udfaldet af projektet kræver normalt fremragende organisatoriske og kommunikationsevner.
5. At afslutte projektstyringsprocessen er den sidste fase. Alle løse ender skal bindes; papirarbejde skal arkiveres, og de nødvendige betalinger til entreprenører. Projektets succes eller fiasko skal analyseres. Der bør noteres om ændringer, der kan hjælpe lignende fremtidige projekter med at køre mere problemfrit.