Hvad er e-mail-rollen i forretningskommunikation?
Der nægter ikke det faktum, at e-mail spiller en væsentlig rolle i forretningskommunikation hovedsageligt på grund af det faktum, at det er en af de vigtigste kanaler for forskellige virksomheder at få forbindelse til både interne og eksterne enheder relateret til virksomheden. E-mail bruges af virksomheder til at kommunikere med deres ansatte og andre medlemmer af organisationen. Det bruges også som et middel til at kommunikere med kunder, leverandører og andre mennesker, der er essentielle for driften af virksomheden.
En inkludering i e-mail-rollen i forretningskommunikation er det faktum, at det kan bruges til grundlæggende kommunikation inden for virksomheden. Ledelsen kan informere medarbejderne om enhver form for virksomhedsrelateret information, de ønsker at formidle. For eksempel, hvis der skal være et virksomhedsmøde i ugen, sender virksomheden e-mails til de berørte medarbejdere, der informerer dem om tidspunktet, stedet og formålet med mødet. I fortiden blev sådanne oplysninger videresendt gennem breve, bulletins og andre mindre populære kommunikationsmidler, men e-mailen har erstattet disse kanaler som den foretrukne metode til kommunikation. En af attraktionerne ved denne metode inkluderer det faktum, at det er øjeblikkeligt, hvilket gør det nemt at nå det største antal medarbejdere inden for det korteste tidsrum, og også det faktum, at det er billigt og reducerer papirskibet.
En anden rolle som e-mail i forretningskommunikation er dens anvendelse som et middel til at markedsføre og promovere tjenester og produkter fra virksomheden. De fleste virksomheder sender målrettede e-mails til deres kunder angående ethvert nyt produkt, ændringer af eksisterende produkter og andre typer marketingdrev, de arbejder på. Effekten af denne rolle af e-mail i forretningskommunikation er også centreret om dens værdi som et billigt middel til at nå det største antal kunder og forbrugere på hurtigst mulig måde.
Deling af filer og andre former for data er en rolle som e-mail i forretningskommunikation, der også er vigtig. Virksomheder kan sende enorme mængder information via e-mail på en måde, der måske ikke er så let med almindelig mail. For eksempel kan en virksomhed sende billeder og andre data til kunder, der ringer for at spørge om virksomhedens tjenester. Forudsat at en kunde ringer til et forsikringsselskab, der spørger om sine produkter, kan agenten på telefonen muligvis bede om kundens e-mail for at kunne sende informationspakker, som kunden kan få adgang til øjeblikkeligt. Afsendelse af en sådan pakke gennem den almindelige post kan tage flere dage, inden for hvilken tid den potentielle kunde muligvis skifter mening eller leder efter et andet firma.