Hvad er standardindkøbsprocessen?
En indkøbsordre er en forpligtelse til at købe, et juridisk dokument givet fra en køber til en sælger. Indkøbsordreprocessen begynder med tildelingen af et unikt nummer og et dokument, der indeholder alle aspekter af købsprocessen. En købsordres aftalevilkår kan omfatte fragt, leveringsdato, omkostninger, varebeskrivelse, betalingsforventninger og mange andre.
Store eller små fabrikanter, der ønsker at begrænse mængden af lager på lagerbygningen, vil vente på en indkøbsordre fra en kunde for at begynde at udfylde en ordre. Indkøbsordreprocessen starter med et dokument fra køberen til sælgeren, som skitserer forventningerne til produktet såvel som leveringsbetingelserne. Producenten udsteder derefter typisk en salgsordre, som er en anerkendelse af disse forventninger. Hvis indkøbsordren og salgsordren matcher, begrænser dette begge parter ansvar, da indkøbsordren er en juridisk bindende kontrakt om at købe.
Efter at salgsordren er genereret, kan producenten begynde at arbejde med ordren. Dette kan omfatte køb af materialer, leje af arbejdskraft og ændring af udstyr. Indkøbsordreprocessen beskytter fabrikanten, hvis køberen beslutter at gå ud af salget, efter at sælgeren har afholdt omkostninger. Køberen er også beskyttet af indkøbsordreprocessen, fordi den ikke er forpligtet til at acceptere eller betale for varer, der ikke lever op til forventningerne i dokumentet.
Indkøbsordreprocessen hjælper også med at strømline ordreregistrering ved at liste alle eller de fleste af de variabler, der er involveret i ordreprocessen. Disse inkluderer varebeskrivelse, den forventede dato, nøjagtige omkostninger, betalingsbetingelser og endda hvilken part, der er forpligtet til at betale fragtomkostningerne. Indkøbsordreprocessen er særlig uvurderlig ved import eller eksport, da mange af betingelserne er blevet universelle i betydningen og let identificerbare af andre lande.
Mange producenter bruger indkøbsordrer til at planlægge pengestrømsbudgetter måneder eller endda år på forhånd. Cyklussen fra den dato, hvor en indkøbsordre udstedes, indtil leveringstidspunktet sker, og betaling modtages, kan være ganske lang. En virksomhed skal planlægge sine udgifter i overensstemmelse hermed for at være i stand til at stille kortfristede kontantkrav, f.eks. Lønningsliste.
Når indkøbsordren er udstedt og salgsordren er bekræftet, begynder arbejdet. Processen ender med levering af varer og udstedelse af en faktura, skønt nogle fabrikanter kræver hel eller delvis betaling før levering. Når varen er accepteret og fakturaen er betalt, er indkøbsordreprocessen afsluttet.