Hvad er leverandørregistrering?
Sælgerregistrering er processen med at indsamle vigtige oplysninger fra eksterne leverandører af varer og tjenester og indtaste disse oplysninger i et system til styring af forholdet. Det anvendte registreringssystem er typisk elektronisk eller internetbaseret, men kan håndteres gennem en papirproces. Registrering bruges som tærskelkrav for at adskille leverandører, der er berettigede leverandører, og dem, der ikke er.
Virksomheder, institutioner og regeringer bruger eksterne leverandører til at levere nødvendige varer og tjenester, der understøtter operationer eller produktion. Sælgere er et integreret led i forsyningskæden og kræver styring. Som en tredjepart skal en sælger overvåges for at etablere kvalifikationer og erfaring, før han kan betragtes som en pålidelig leverandør.
Hver potentiel klient har sine egne driftsstandarder, der driver leverandørens kvalificeringsproces. Nogle kunder håndterer muligvis fortrolige oplysninger eller interagerer med højprofilerede kunder. Andre klienter kan håndtere sårbare befolkninger, der kræver licens eller baggrundsklarering. Sælgere skal opfylde de standarder, der er fastlagt af klienten eller klientens branche, og overholdelse af standarder skal ofte styres i løbet af forholdet.
Registrering er et af de første trin i leverandørstyring. Det kræver, at enhver sælger, der ønsker at levere varer eller tjenester, leverer en standard informationsskifer. Disse oplysninger kontrolleres for fuldstændighed og overholdelse af krav og indgået i et system. Systemet stilles derefter til rådighed for klientens indkøbspersonale eller andre ansatte, så de ved, hvilke leverandører der er på den godkendte liste for at byde på muligheder.
De fleste større institutioner og statslige enheder, der bruger en stor mængde leverandører, har et officielt registreringssystem på plads. De Forenede Nationer og den amerikanske regering har for eksempel leverandørregistreringsportaler, der er internetbaserede. Enhver, der ønsker at levere varer eller tjenester til disse enheder, skal registrere sig via onlinesystemet. Registreringsprocessen gør det muligt for disse enheder at styre deres forhold til tredjepart, især med hensyn til kommunikation og overholdelse.
En typisk sælgerregistreringsproces kræver leverandørens kontaktoplysninger. I et simpelt registreringssystem kan kontaktoplysninger muligvis være alt, hvad der er nødvendigt. Mere komplekse systemer, der har integreret initial vetting i processen, vil kræve yderligere input. Et sådant system vil også anmode om bevis for sælgers kvalifikationer, inklusive tidligere erfaringer, uddannelse, licens og certificeringer og kan muligvis bede om bevis, der vedhæftes eller sendes ind som yderligere dokumentation. En sælger skal muligvis angive forretningshenvisninger og elektronisk underskrive forskellige forsikringer.
Som en ekstra fordel vil nogle leverandørregistreringssystemer også give leverandører mulighed for at angive områder af funktionel interesse. Nogle større enheder har leverandørmuligheder på tværs af en lang række operationelle områder. Et valg foretaget under registrering giver klienten mulighed for at kategorisere leverandøren og letter også segmenteret kommunikation. Klienten kan underrette en undergruppe af leverandører, når passende muligheder, der opfylder deres specialområde, opstår.